Дистанционные работники и коммерческая тайна. Чек-лист действий при увольнении за утечку информации

В статье — чек-лист действий работодателя при увольнении дистанционного работника за разглашение коммерческой тайны. Сверьтесь со списком действий, прежде чем расторгнуть трудовой договор. Оцените свои шансы выиграть потенциальный спор и узнайте, к каким аргументам работника готовиться. Статья пригодится и тем, кто сейчас никого по данному основанию не увольняет. Используйте советы и формулировки из статьи, чтобы не беспокоиться о том, что в будущем работника не получится привлечь к ответственности.

Проверьте, есть ли в компании положение о конфиденциальности

В положении о конфиденциальности должны быть перечислены меры, которые предпринимает работодатель по защите коммерческой информации. Если положения нет или работодатель фактически ничего не делает, чтобы защитить такую информацию, значит, он не заботится о том, что она может быть разглашена. Увольнение в таких ситуациях незаконно.

Убедитесь, что работник ознакомлен со списком информации, составляющей коммерческую тайну

Помимо положения о конфиденциальности, у работодателя должен быть список документов, в которых содержится коммерческая тайна. Работник должен быть ознакомлен с таким перечнем под роспись. Список необходимо делать конкретным. Формулировка «Все документы, недоступные для третьих лиц» не подойдет. Если работник отправит кому-то документ, содержащий коммерческую тайну, но не указанный в перечне, шансы работодателя отстоять увольнение в суде сильно уменьшатся.

Удостоверьтесь, что на работника возложена обязанность соблюдать коммерческую тайну.

Необходимо проверить, входит ли в функционал дистанционного сотрудника работа с коммерческой тайной и обязывался ли он ее сохранять. Если информация попала к работнику случайно, а он ее разгласил, уволить его по подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК нельзя.

Проверьте, установлен ли в компании прямой запрет на отправку конфиденциальной информации на личный e-mail

Запрет на отправку документов с конфиденциальной информацией на личный e-mail необходим, если вы хотите уволить работника за то, что он переслал письмо с корпоративного электронного адреса на личный. В 2017 году КС разъяснил, что в такой ситуации информация без воли работодателя фактически выходит из-под его контроля, поэтому пересылка документов на личный e-mail может быть основанием для увольнения, но только при соблюдении двух условий. Во-первых, работодатель предпринимал меры по защите конфиденциальной информации. Во-вторых, работнику было прямо запрещено пересылать на личный e-mail информацию, содержащую коммерческую тайну (постановление КС от 26.10.2017 № 25-П).

Пример формулировки для ЛНА
«Работнику запрещено пересылать на публичные почтовые ящики, не связанные с его работой, любую коммерческую информацию».

Посмотрите, проставлен ли на документах гриф «Коммерческая тайна»

Закон требует, чтобы на материальных носителях, содержащих коммерческую тайну, стоял гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации (ст. 10 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ). На данный момент это требование выглядит устаревшим, но почти в каждом споре по увольнению за разглашение коммерческой тайны работник ссылается на то, что документ не содержал гриф, а значит, работодатель не предпринял должных мер по защите информации. В ответ работодатель указывает, что отсутствие грифа не означает, что документ не содержит коммерческую тайну.

Суды в этом споре в большинстве случаев поддерживают работодателей (апелляционные определения Мосгорсуда от 14.01.2020 по делу № 33–430/2020, Свердловского областного суда от 10.06.2020 по делу № 33–5593/2020, Ростовского областного суда от 04.02.2021 по делу № 33–1900/2021). Поэтому, если отсутствие на документе грифа — это единственный аргумент работника, то маловероятно, что он оспорит увольнение.

Несмотря на судебную практику, чтобы избежать лишних споров, рекомендую все-таки проставлять гриф и на бумажных, и на электронных документах. Для этого можно, например, дополнить подпись нужными сведениями, использовать горячие клавиши и т. д. Что именно и как делать, если документы электронные, решите совместно с IT-специалистами компании. Кроме того, необходимо упомянуть про гриф в положении о конфиденциальности.

Пример формулировки для ЛНА
«…На документах, содержащих коммерческую тайну, в правом верхнем углу первой страницы документа проставляется гриф „КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА (наименование и адрес)“. Гриф может быть нанесен как на документ, составленный на бумажном носителе, так и на документ, составленный в электронном виде. Отсутствие грифа не свидетельствует об отсутствии в указанных документах информации, содержащей коммерческую тайну».

Проверьте, есть ли в компании запрет на обсуждение конфиденциальной информации в публичных соцсетях

Если работники пересылают друг другу конфиденциальную информацию в Viber, WhatsApp, Telegram и в иных мессенджерах, уволенный сотрудник обязательно заявит об этом в суде. Он обратит внимание судей на то, что его уволили всего лишь за пересылку письма на личный e-mail, в то время как работники обсуждают все вопросы в мессенджерах, которые, так же как и mail, yandex, google, не находятся под контролем работодателя. Если судья не формалист, компании придется доказывать, что она не искала повода просто уволить работника, и объяснять, почему она позволяет обмениваться коммерческой информацией в мессенджерах, но не разрешает отправлять ее на личный e-mail.

Поскольку в последующем может возникнуть проблема с удалением информации из публичных мессенджеров, в идеале у компании должен быть категоричный запрет на использование любых мессенджеров, не подконтрольных работодателю, для пересылки информации, содержащей коммерческую тайну.

Проанализируйте, насколько регулярно компания мониторит информационную безопасность

Если компания никогда не проверяла соблюдение информационной безопасности, нужно быть готовым объяснить суду, почему впервые за долгое время вы затеяли проверку именно сейчас. Необходимо показать, что это связано исключительно с заботой об информационной безопасности, а не со стремлением избавиться от неугодного работника.

Решите, как быть, если на утечке информации попалось несколько работников

По результатам проверки можно обнаружить, что положение о конфиденциальности нарушили сразу несколько работников. В такой ситуации надо быть особенно внимательным. Если вы хотите уволить только одного работника, будьте готовы к тому, что он скажет в суде, что все было подстроено для его увольнения. Необходимо или увольнять всех нарушителей, или иметь аргументы для того, чтобы объяснить, почему уволили только одного. Можно сослаться, например, на следующие обстоятельства:

• разное предшествующее поведение работников: у одного это первая провинность, а второй регулярно нарушает трудовую дисциплину;
• разная разглашенная информация: один переслал план продаж, а другой — новостную рассылку, содержащую коммерческую тайну;
• разная реакция на нарушения: один дал объяснения и покаялся, а другой отказался от комментариев.

Работник стал ссылаться на то, что его уволили всего за два письма, которые он переслал на личный e-mail, в то время как в его распоряжении осталась вся переписка за шесть лет работы в компании

Лишите работника при увольнении доступа к конфиденциальной информации

У уволенного работника не должно остаться архива переписки, содержащей коммерческую тайну. Иначе он использует ее против компании в суде.

Пример из собственной практики
Работника, у которого действительно был умысел похитить конфиденциальную информацию и использовать ее в корыстных целях, уволили за разглашение коммерческой тайны. Был долгий суд, к которому работодатель хорошо подготовился. Неожиданно на очередном судебном заседании работник принес 100 заверенных у нотариуса листов документов, содержащих коммерческую тайну компании. На удивленный вопрос судьи о том, где работник это взял, уже полгода не работая в компании, последний ответил, что никто не удалил переписку с его гаджета. Это был вау-эффект. Работник стал ссылаться на то, что его уволили всего за два письма, которые он переслал на личный e-mail, в то время как в его распоряжении осталась вся переписка за шесть лет работы в компании. Данное обстоятельство оказалось самым слабым местом в позиции работодателя. В конечном итоге компания выиграла спор, но она прошла по самому краю лезвия.

Если дистанционный сотрудник использует для работы свои гаджеты, возникает сложность с тем, чтобы удалить с них информацию, содержащую коммерческую тайну. В такой ситуации прежде всего нужно заблокировать учетную запись корпоративной почты. Но этого недостаточно.

Рекомендую прописать в положении о конфиденциальности, что работник обязан после увольнения удалить у себя всю конфиденци-альную информацию. В деле, о котором говорилось выше, именно наличие данного пункта спасло работодателя. Кроме того, желательно при увольнении взять с работника расписку о том, что он удалил конфиденциальную информацию.

Убедитесь, что процедура привлечения к дисциплинарной ответственности соблюдена

Увольнение за разглашение коммерческой тайны — дисциплинарное взыскание. Поэтому перед увольнением запросите у работника объяснения, а также убедитесь, что укладываетесь в сроки, указанные в ст. 193 ТК. Кроме того, перед тем как принять решение о расторжении трудового договора, оцените тяжесть проступка, обстоятельства его совершения, последствия разглашения информации, предшествующее поведение сотрудника. Суды учитывают эти обстоятельства, когда проверяют законность увольнения (определение Второго КСОЮ от 17.12.2020 по делу № 88–27335/2020).