Комплаенс. Как слаженная работа отделов поможет снизить риск привлечения к ответственности

1. Отдел кадров и юридический отдел

При тесном взаимодействии юристов и кадровиков риски привлечения к ответственности и проигрыша дел в судах значительно уменьшаются. Во многом это связано с тем, что юристы отслеживают судебную практику, которая диктует свои «правила игры». Да, особо ответственные кадровики также смотрят подборки практики, но на это не всегда есть время и силы. Поэтому важно обеспечить взаимодействие кадров с юристами, особенно по сложным ситуациям, в том числе по увольнению «по статье».

Пример
Иванов без уважительных причин прогулял весь рабочий день, от объяснений отказался. Так как он и раньше не отличался рвением к труду, да и как человек «не очень», его решили уволить. Кадровик Ольга не сомневалась, что это допустимо, поскольку прогул — самостоятельное основание для увольнения. Однако так как Ольга была очень ответственным работником, она решила проверить правомерность увольнения через сервис «Электронный инспектор» на сайте онлайнинспекция.рф, который рекомендует использовать для самопроверки Роструд (письмо от 07.03.2018 № 837-ТЗ). Ольга ответила на вопросы электронного инспектора, в том числе указала, что Иванов ранее не привлекался к дисциплинарной ответственности. По итогу электронный инспектор выдал результат, в соответствии с которым увольнение правомерно. Ольга подготовила документы о прекращении договора. После увольнения Иванов обратился в суд. Тот признал увольнение незаконным, так как это слишком суровая мера ответственности.

Формально кадровик все сделала верно. Но проблема в том, что суды к увольнению за прогул подходят по-другому. Как правило, они считают, что самого по себе прогула еще недостаточно для увольнения. Работодатель должен учесть тяжесть и обстоятельства совершения проступка, предшествующее поведение работника. Причем нужно не просто это учесть, но и фактически быть готовым доказать, что нельзя было ограничиться выговором или замечанием (определения Четвертого КСОЮ от 01.06.2021 по делу № 88-13817/2021, ВС от 16.03.2020 № 26-КГ19-13, от 02.12.2019 № 9-КГ19-13).

Судебная практика, согласно которой сам по себе прогул является грубым нарушением и самостоятельным основанием для увольнения, есть, но ее значительно меньше, и, как правило, это решения до 2020 года (апелляционное определение Новосибирского облсуда от 24.07.2018 по делу № 33-7156/2018).

Чтобы не допустить подобных ситуаций, организуйте работу так, чтобы кадровики и юристы всегда могли обратиться друг к другу за советом. Кроме того, можно организовывать периодический обмен опытом в виде небольших лекций и семинаров. Также быть в курсе последней судебной практики помогут специализированные справочно-правовые системы и журналы.

Совет от автора: если компания еще это не сделала, оформите подписку на журнал «Трудовые споры». Подборки из судебной практики, пошаговые алгоритмы действий, а также советы коллег помогут и юристам, и кадровикам. Подписаться на журнал можно по телефону 8 (800) 511‑20‑91 или на сайте podpiska.action-pravo.ru.

2. Отдел кадров и бухгалтерия

Отсутствие общения между отделом кадров и бухгалтерией может привести к неприятным налоговым последствиям для компании. Например, если кадры согласуют дистанционную работу сотрудника из-за рубежа, но не передадут об этом информацию в бухгалтерию.

Пример
Сидоров в конце февраля 2022 года уехал жить в Турцию. Его руководитель и кадровик проблем в этом не увидели. С работником подписали допсоглашение о дистанционной работе из Турции. В Россию Сидоров не возвращался и по итогам 2022 года стал нерезидентом РФ. Бухгалтерия об этом не знала, поэтому весь 2022 год продолжала удерживать НДФЛ с доходов Сидорова по ставке 13% и не делала перерасчетов. В итоге компанию привлекли к ответственности по ст. 123 НК в виде штрафа в размере 20% от недоудержанного НДФЛ.

Если бы бухгалтерия знала о том, что работник уехал, с момента начала работы за рубежом она бы перестала удерживать НДФЛ с его зарплаты. Доходы от дистанционки за рубежом считаются доходами, полученными от источников за пределами РФ, и работодатель в отношении таких доходов налоговым агентом не является (письмо ФНС от 15.07.2021 № БС-4-11/9947@). Также с момента утери работником статуса налогового резидента РФ бухгалтерия бы пересчитала НДФЛ в отношении доходов, выплаченных ему в январе — феврале. Эти доходы должны облагаться НДФЛ по ставке 30%, поэтому бухгалтерия удержала бы разницу между 13 и 30% из текущих выплат либо же сообщила в налоговую о невозможности удержания (письмо Минфина от 15.03.2017 № 03‑04‑06/14804).

Чтобы минимизировать подобные риски, попросите бухгалтерию подготовить список сведений, которые нужно им передавать.

На заметку: комплаенс — это система управления, направленная на контроль и предупреждение нарушений. Комплаенс включает в себя самые разные меры: от плановых аудитов и разработки правил и регламентов до создания горячей линии и обучения работников. Слаженная работа подразделений компании — важная составляющая трудового комплаенса.

3. Отдел кадров и служба охраны труда

Взаимодействовать со службой охраны труда кадрам необходимо как минимум, чтобы корректно и своевременно отражать в трудовых договорах условия труда на рабочем месте, а также, чтобы предоставлять в связи с этим работникам гарантии и компенсации. Если кадровик неправильно отразит в договоре результаты спецоценки или вовсе не включит соответствующие положения в договор, так как не будет знать о том, что спецоценку провели, компанию могут оштрафовать до 100 тыс. ₽ по ч. 4 ст. 5.27 КоАП (постановления Третьего КСОЮ от 26.02.2021 по делу № 16-214/2021, Четвертого КСОЮ от 07.10.2022 по делу № 16-1824/2022).

Договоритесь со специалистами по охране труда о том, что они будут в такой-то срок передавать в кадры информацию о проведении спецоценки. Если рабочее место новое, пока не получите сведений об условиях труда, включите в трудовой договор их общую характеристику: описание рабочего места, используемое оборудование и особенности работы с ним. После проведения спецоценки впишите в договор сведения о классе (подклассе) труда, идентифицированных вредных и опасных факторах, гарантиях и компенсациях за работу с вредными или опасными условиями труда (письмо Минтруда от 26.03.2020 № 15-1/В-1375).

От редакции: что учесть при заключении договора на проведение кадрового аудита.

4. Отдел кадров и ответственный за обработку персональных данных

Чтобы избежать претензий Роскомнадзора, ответственному за обработку персональных данных надо провести аудит всех процессов компании, в том числе процессов в отделе кадров. На практике в ходе такого аудита часто выявляются следующие ошибки кадровиков.

Первая ошибка — в личных делах в отсутствие законной цели хранятся копии документов, содержащих персональные данные. Например, кадровик хранит копию диплома Иванова, потому что жалко выкинуть. За это могут оштрафовать на 100 тыс. ₽ по ч. 1 ст. 13.11 КоАП.

Вторая ошибка — при трудоустройстве требуют документы, не предусмотренные ст. 65 ТК, например ИНН. В данном случае речь может идти не только о нарушении порядка, установленного ТК, но и об обработке персональных данных в отсутствие законной цели, что также может привести к штрафу по ч. 1 ст. 13.11 КоАП.

Третья ошибка — кадровик заносит персональные данные работника в базу данных, локализованную не в РФ, например в базу данных материнской компании. В этом случае Роскомнадзор может оштрафовать компанию по ч. 8 ст. 13.11 КоАП на сумму до 6 млн ₽.

В небольших компаниях ответственными за обработку персональных данных часто назначают самих кадровиков. Однако прежде чем соглашаться на такое назначение, нужно оценить свои силы. Ответственный должен не только собрать согласия на обработку персональных данных, но и организовать все процессы компании так, чтобы соответствовать законодательству о персональных данных, включая вопросы защиты информации. Без специальных знаний сделать это качественно крайне сложно. А если Роскомнадзор выявит нарушение, оштрафовать могут и само ответственное лицо. В самых печальных случаях на сумму до 800 тыс. ₽ (ч. 9 ст. 13.11 КоАП).

От редакции: скачать образец согласия на обработку персональных данных для внутреннего рекрутмента группы компаний.