ЭКДО. Ошибки в работе с электронными документами, которые играют против компаний в суде

В статье рассказали, что, по мнению судов, не так делают работодатели при внедрении и использовании ЭКДО, а также дали советы на случай спора. Узнаете, как сложилась первая судебная практика по ЭКДО, из-за чего работодатели проигрывают споры и как подтвердить, что работник знакомился с электронным документом. В статье также найдете таблицу и образцы, которые помогут правильно перейти на ЭКДО. Главное в статье Скрыть 

Нарушили порядок перехода на ЭКДО

Несоблюдение порядка перехода на ЭКДО делает последний нелегитимным. Документы, подписанные в рамках такого ЭКДО, не считаются подписанными в надлежащей форме и не могут быть использованы как доказательства. Например, если работодатель электронно ознакомит работника с ЛНА или просто разместит его в своей электронной системе, притом что официально ЭКДО не введен, суд признает, что работник с ЛНА не ознакомлен. Следовательно, его нельзя наказать за нарушение ЛНА (решение Ноябрьского городского суда Ямало-Ненецкого АО от 29.07.2022 по делу № 2-1904/2022).

Какие документы требуются для ввода ЭКДО и что учесть при их подготовке, рассказали в таблице. Главное в статье Скрыть

Документы, которые нужны для перехода на ЭКДО

Если переход на ЭКДО будет правильным, проблем с использованием электронных документов и ссылкой на них в суде не возникнет.

Судебная практика
Работодатель посредством ЭКДО направил работнику на ознакомление уведомление об изменении условий договора в связи с организационными и технологическими изменениями. Работник также посредством ЭКДО сообщил о несогласии с изменениями. Работника уволили, и он обратился в суд. Там работник утверждал в том числе, что его должным образом не уведомили об изменении условий труда, а также что нет письменного отказа от продолжения работы. Суд признал эти доводы необоснованными. Стороны заключили соглашение об использовании УНЭП, работник ознакомлен с ЛНА об ЭКДО. Направляя уведомление в электронном виде, работодатель действовал правомерно. В ответ на уведомление работник направил в системе ЭКДО ответ «не согласен», что приравнивается к бумажному оформлению несогласия работать в новых условиях (решение Верхнеуслонского районного суда Республики Татарстан от 24.05.2023 по делу № 2-266/2023).

Особое внимание суды обращают на наличие письменного согласия работника на переход на ЭКДО. Если его нет, надо продолжать оформлять документы на бумаге (решение Первомайского районного суда Оренбургской области от 13.01.2023 по делу № 2-11/2023, оставленное без изменений апелляционным определением Оренбургского облсуда от 11.05.2023 по делу № 33-3150/2023). Исключение — работники, которых приняли или принимают на работу после 31.12.2021 и у которых на эту дату не было трудового стажа. Получать их согласие не нужно. Будет ли в отношении таких работников применяться ЭКДО, решает работодатель (ч. 7 ст. 22.2 ТК).

Совет. Чтобы сэкономить бумагу и нервы, подготовьте два документа: ЛНА об ЭКДО и единый документ, включающий в себя все остальные необходимые, согласно таблице, документы. Образец такого документа — в конце статьи. ЛНА утвердите на бумаге. Показать его работникам можете как в бумажной форме, так и в виде скана. Закон не требует знакомить с оригиналом ЛНА, главное — получить письменное подтверждение ознакомления.

Подписали через систему ЭКДО документы, которые нужно оформлять на бумаге

Компания сама решает, какие документы перевести в электронную форму и какой подписью их подписывать. Надо лишь учитывать ограничения из ст. 22.1 и 22.3 ТК (определение Седьмого КСОЮ от 29.09.2022 по делу № 88-13812/2022). Так, в ч. 2 ст. 22.1 сказано, какие документы нельзя подписывать в рамках ЭКДО, а в ст. 22.3 определено, какие подписи использовать для базовых документов. Нарушение ограничений повлечет признание документа неподписанным. То же будет, если нарушите правила, установленные в ЛНА.

Судебная практика
Суд признал сокращение незаконным, в том числе из-за нарушения процедуры. В ЛНА об ЭКДО АО «Перекресток» было установлено, что все документы при сокращении подлежат оформлению только на бумажных носителях. Между тем часть вакансий работодатель направил работнику по электронной почте. Учитывая положения ЛНА, такое уведомление нельзя считать надлежащим. На бумаге информацию о спорных вакансиях работнику также направили, но письмо дошло уже после увольнения (решение Ленинского районного суда г. Чебоксары от 26.07.2022 по делу № 2-319/2022).

Учитывая подобные судебные решения, если работодатель дополнительно ограничил себя числом документов, которые можно подписывать в рамках ЭКДО, или в виде используемых подписей, нужно придерживаться этих правил. Иначе проиграете спор в суде.

Совет. Работодатель может менять перечень документов, которые подписываются в электронном виде. Чтобы в случае увеличения количества таких документов не проходить всю процедуру введения ЭКДО заново, не указывайте ни в уведомлении, ни в согласии конкретный перечень документов, а лишь сделайте ссылку на ЛНА.

Обратите внимание, что скан — это не электронный документ в том смысле, который придает ему ст. 22.1 ТК. ЭКДО — создание, подписание, использование и хранение документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ст. 22.1 ТК). Поскольку скан — это лишь электронное отражение бумажного документа, обмен сканами не считается ЭКДО. Если ограничитесь обменом сканами, есть риск, что суд сделает вывод о том, что не было ни электронного, ни бумажного документа.

Например, в одном деле, когда директор был в командировке, потребовалось срочно уволить работника. Кадровики отправили приказ директору, тот 1 июля его распечатал, подписал и отправил назад в виде скана. В тот же день оформили увольнение. На следующий день директор вернулся и подписал приказ на бумаге. Суды признали увольнение незаконным. Надлежащим образом директор подписал приказ только 2 июля, тогда как увольнение было 1 июля. Кроме того, в силу ст. 22.1 ТК приказ об увольнении нельзя подписывать в электронной форме (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 01.11.2022 по делу № 33-20337/2022).

Не проверили желание работника уволиться

То, что электронный документ подписал конкретный человек, обеспечивается технически: работник подписывает документ с помощью СМС-кода, через личный аккаунт на портале госуслуг и т. д. Проблема в том, что работник может заявить, что его ввели в заблуждение, он не разобрался с ЭКДО и вообще не понимал, что делает.

Судебная практика
Грузчик подписал заявление об увольнении УНЭП в системе ЭКДО «Винлаб». Через две недели компания оформила увольнение. Оспаривая его, работник указал, что попросил коллегу помочь оформить заявление на оплату больничного, поскольку не имеет доступа к системе ЭКДО. С этой целью он сообщил ему коды, которые получил в СМС. Однако коллега обманом подписал заявление об увольнении.
Сначала суды отказали в иске, но КСОЮ отправил дело на пересмотр, в ходе которого суд признал увольнение незаконным. Обстоятельства дела не позволяют сделать достоверный вывод о том, что работник понимал, что подписывает. Если бы работодатель действовал добросовестно, он поинтересовался бы у работника, почему тот увольняется, и разъяснил бы ему последствия подачи заявления. ЭКДО был введен за полтора месяца до подачи заявления, и последнее было первым документом, который подал работник через ЭКДО. Все это говорит о том, что он мог ошибочно сформировать заявление (определение Девятого КСОЮ от 08.12.2022 по делу № 88-10853/2022, решение Ленинского районного суда ЕАО от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023).

Рассмотренное решение не означает, что нужно по каждому документу звонить или писать работнику, чтобы выяснить его волю. Это противоречит самой сути ЭКДО. На самом деле в описанной ситуации проблема была общей, просто из-за использования ЭКДО она обострилась. Дело в том, что, по мнению судов, работодатель должен при подаче работником заявления об увольнении выяснить следующие обстоятельства:

• почему работник написал заявление;
• понимает ли работник последствия написания заявления и увольнения и точно ли он хочет их наступления;
• не оказывалось ли на работника давления, не было ли конфликтов с руководством;
• не принимал ли работник каких-либо лекарств, подавляющих сознание, не находится ли он в депрессии.

Несмотря на то, что подобных обязанностей в ТК нет, рекомендуем выполнять их, письменно фиксируя это, при увольнении по инициативе работника, а также по соглашению сторон. Особенно это важно при использовании ЭКДО, когда непонятно, в каком состоянии находится работник, подписывающий документ.

Совет. В рассмотренном деле в пользу работника сыграло то, что он в первый раз подавал заявление через ЭКДО. В других делах, когда сотрудники ранее уже подписывали документы через ЭКДО, это, напротив, играло в пользу работодателя (см., например, апелляционное определение Мосгорсуда от 17.04.2023 по делу № 33-11398/2023). То, что работник уже использовал ЭКДО, подтверждает, что он понимал, как пользоваться системой, и такой формат не вызывал у него возражений. Поэтому, если работник оспаривает законность электронных документов, обратите внимание суда на указанные обстоятельства. Главное в статье Скрыть

Главные темы номера:
→ Увольнение за разглашение конфиденциальной информации. Что юристу придется доказывать в суде
→ Повторные нарушения. Когда компанию оштрафуют в двойном размере
→ Сумеречное сознание. Как работница оспорила соглашение, подписанное под действием психотропов
→ Компания не хочет платить директору компенсацию за прекращение договора. Три аргумента в ее пользу