Дисциплинарная ответственность. Как объявить взыскание, чтобы не проиграть спор

1. Проверьте обязательность и возможность выполнения задачи

Привлечь к ответственности можно, если задача, которую работник не выполнил, входит в его обязанности и при этом он знал, что и как обязан делать. Поэтому первым делом убедитесь в следующем:

• задача соответствует должностной инструкции или договору работника (в идеале повторяет их пункты);
• задача выполнима, у работника были все необходимые условия;
• есть подтверждение постановки задачи;
• установлен конкретный реальный срок выполнения задачи, желательно с запасом времени;
• требования к выполнению задачи понятны работнику.

Совет: делайте должностные инструкции конкретными. Из-за обтекаемых формулировок неясно, что именно должен делать работник. Например, пишите не «обязан обеспечивать исполнение маркетинговой стратегии, организовывает подготовку отчетности», а «обязан проводить промоакции в торговых точках, готовить отчетность по проведенным визитам в указанном руководителем формате». Чтобы перечень обязанностей оставался открытым, можно указать в нем, что работник обязан выполнять иные задачи, непосредственно связанные с его трудовой функцией.

2. Зафиксируйте проступок и выясните его причины

Задокументируйте проступок: составьте акт, подробно опишите нарушение со ссылкой на конкретные пункты договора, должностной инструкции, ЛНА. Соберите доказательства наличия проступка.

Запросите у работника письменные объяснения по факту проступка. Укажите в запросе, что именно, на ваш взгляд, нарушил работник. Дайте на объяснения два полных рабочих дня, не считая день запроса. Укажите, в какой форме и кому работник должен подать объяснительную. Если работник не представит объяснения, составьте акт.

3. Определите, укладываетесь ли в сроки

По общему правилу на то, чтобы объявить взыскание, есть один месяц со дня обнаружения проступка и шесть месяцев со дня его совершения. При этом месячный срок продлевается на время отпуска и болезни работника (но не члена семьи), а шестимесячный — нет. Дата обнаружения проступка — день, когда о нем узнал работодатель, в том числе непосредственный руководитель работника. В ТК этого не написано, но хочется добавить: «узнал или должен был узнать». Суды критически оценивают ситуации, когда проступок замечают спустя слишком длительный срок, поэтому будьте внимательнее. Если руководитель узнал о проступке 1 июля, последний день объявления взыскания — 1 августа. Хотя лучше оформить все не позднее 31 июля.

Дату обнаружения проступка важно зафиксировать. Особенно если его обнаружили не в день совершения. Например, руководитель приехал в командировку в регион работника, обошел торговые точки и выяснил, что тот их не посещал. В такой ситуации для подтверждения даты обнаружения проступка подойдет отчет руководителя о следовых визитах и приказ о его командировании.

Если проступок выявлен по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки, шестимесячный срок не применяется. Взыскание в таких ситуациях можно применить не позднее двух лет со дня совершения проступка. Однако далеко не каждая проверка подойдет в качестве обоснования увеличения срока. Нам встречались кейсы, когда проступок годичной давности был выявлен в ходе проверки ГИТ и инспектор запрашивал подтверждение того, что виновный будет привлечен к ответственности. Но если компания «инсценирует» проверку по конкретному работнику, чтобы оправдать пропуск срока применения взыскания, это будет иметь существенные риски. Поэтому делать так не советуем.

4. Оцените проступок и выберите взыскание

Проанализируйте проступок и уважительность причин, на которые ссылается работник. Если последние неуважительны, выберите взыскание с учетом тяжести проступка (причиненного вреда), вины, предшествующего отношения работника к труду, обстоятельств совершения проступка. Вред желательно подтвердить документами. Подойдет гневное письмо клиента или докладная коллег, где они излагают личный взгляд на последствия проступка.

Взыскание выбирает руководитель компании или уполномоченное лицо. Для обоснования можно составить аналитическую записку с описанием проступка, оценкой обстоятельств его совершения и т. д. В случае спора она подтвердит, что работодатель действительно учитывал все эти обстоятельства при выборе взыскания. Кроме того, в случае спора текст этой аналитической записки можно будет скопировать в возражения на иск.

Взыскание должно быть соразмерно проступку. При этом если увольнение будет первым взысканием, суд может счесть его несоразмерным. Так, в одном деле об увольнении за прогул работодателю не помогло даже то, что прогул не был первым. Суд указал, что взыскание за первый прогул не выносили, поэтому акт об отсутствии на работе нельзя учитывать как доказательство негативного отношения работника к труду. Последствий у прогулов не было. В итоге, несмотря на то, что по ТК прогула и без других взысканий достаточно для увольнения, суд сделал вывод, что это слишком строгое наказание (определение Шестого КСОЮ от 01.07.2021 по делу № 88-13203/2021).

В другом деле замдиректора филиала получал взыскания за «слабую организацию» работы по контролю за соблюдением выполнения условий договоров с заказчиками, за недостоверность информации, предоставленной руководству, и др. Получил два выговора, а на третий раз его уволили. Суд счел это несоразмерным, поскольку доказательств того, что нарушения повлекли для ответчика существенные последствия, не было (определение Шестого КСОЮ от 17.02.2022 по делу № 88-4542/2022).

5. Проверьте себя

Перед тем как подписывать приказ о взыскании, посмотрите проекты документов и проверьте, сможете ли доказать следующее:

• обязанность установлена и нарушена;
• есть вина работника;
• есть вред, иные негативные последствия;
• соблюдены сроки привлечения к ответственности;
• у работника запрашивали объяснения (в запросе конкретизирован проступок), дали на них два дня, составили акт, если не дал объяснения;
• предшествующее отношение работника к труду учтено;
• взыскание соразмерно проступку.

Пример таблицы анализа проступка*

(нажмите на картинку, чтобы увеличить ее в новом окне)

6. Издайте приказ о привлечении к ответственности

В приказе о привлечении к дисциплинарной ответственности отразите суть проступка, нарушенные нормы. Перечислите доказательства проступка и основания привлечения к ответственности (реквизиты служебной записки, актов, запроса объяснений, письменных объяснений и т.д.). Также в приказе или в отдельной аналитической записке продемонстрируйте, что соблюли сроки применения взыскания и учли тяжесть, обстоятельства проступка, предшествующее поведение работника.

Если речь идет об увольнении, убедитесь, что нет ограничений на прекращение договора по инициативе работодателя. Если увольняете работника по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК, учтите мнение выборного органа первички или вышестоящего профсоюза в порядке ст. 373 ТК.

Обратите внимание: если работник успешно оспорит взыскание, то работодатель будет обязан не только отменить приказ, но и опровергнуть информацию о взыскании. Это необходимо, если ранее он распространил такую информацию (определение КС от 21.07.2023 № 44-П). Подробнее — в статье «Суд признал взыскание незаконным. Когда и как нужно опровергнуть информацию о проступке».