«Громоздкие и страшные документы добавляют работникам ненужный стресс»

Беседовала: Оксана Волкова. Фото: Николай Покровский

— Антон, традиционно внутренние политики и должностные инструкции компаний написаны канцелярским языком, они громоздкие и не отличаются изысканностью в оформлении. Такие документы сложно читать не только сотрудникам, но и самим разработчикам ЛНА. Скажите, с чем связана такая традиция?

— Практически все ЛНА организаций написаны чудовищно. Юристы крайне редко пишут политики и инструкции для нормальных людей. Мало кто из них всерьез рассчитывает, что эти документы будут читать и тем более исполнять. Как это ни странно, но в реальной жизни внутренние документы не имеют прямого действия. Поэтому появляются краткие пересказы текста, пояснения, постоянные рассылки.

Я считаю, что разработчики ЛНА сохраняют традицию писать сложно и непонятно по нескольким причинам. Первая: безразличие к основному читателю — работнику. Авторам концептуально неважно, как документом будут пользоваться. Вторая: они просто не умеют по-другому. Делать удобные и качественные документы почти никто не учит. От университетских работ и учебников до законов и судебных актов — все вокруг написано одинаково тяжело.

Есть еще одна причина создания тяжелых ЛНА — это персонажи, которые искренне считают, что писать «юридическим языком» их священная обязанность. Они просто верят в магию канцелярита и используют его как заклинание.

— Может быть, в таких документах все же есть неочевидные плюсы? Или они лишь создают проблемы для бизнеса?

— Устаревшие документы — это такая же проблема для бизнеса, как разваливающаяся недвижимость или убитое оборудование. Плюсов у них нет. Документы, которые невозможно прочитать, так же невозможно исполнить. Соответственно, процессы, которые нужны бизнесу, становятся менее управляемыми. Службы тратят время на осмысление текста, подготовку разъяснений для конечных пользователей и другую непродуктивную деятельность — и все это за счет ресурсов бизнеса. Громоздкие и страшные документы добавляют ненужный стресс работникам, которые все же решили заняться их чтением.

— У некоторых юристов есть мнение, что с «упрощенными» ЛНА в возможном трудовом споре работодателю будет сложнее убедить суд в своей правоте. Чем меньше работник поймет в документах, тем меньше вероятность, что он вообще пойдет в суд. А вы как считаете?

— Действительно, чаще всего документы разрабатывают с прицелом на суд, проверки и конфликтные ситуации. Так делают, чтобы при случае можно было найти какую-нибудь трехэтажную фразу, в которой спрятано секретное правило. Я считаю, что разработчики таких документов не понимают, что им нужно делать в профессии. Специально мутно писать, чтобы работник ничего не понял, это просто позор и профессиональный провал. Это означает, что в документе хотят спрятать что-то дикое, что людям просто невозможно нормально объяснить и на что нормальный сотрудник никогда бы не согласился. С такими юридическими наперсточниками нужно прощаться.

Запутанный документ не избавит от рисков, а только отложит их решение. Рано или поздно с этими рисками придется разбираться. Моя компания дольше всех на рынке работает в сфере лигал-дизайна. Мы постоянно оптимизируем сложнейшее регулирование в высокорисковых и капиталоемких отраслях. Я вижу, что даже самую комплексную норму можно сформулировать понятно и по-человечески. Разработка понятного и удобного документа совершенно не равна выкидыванию из него важного регулирования. К слову, и суд, ради которого вроде как и пытаются городить стены текста, наоборот, будет благодарен за чистый однозначный текст.

— Какие самые частые проблемы вы видите в документах?

— Здесь все компании одинаково несчастливы: сплошной нечитаемый текст, забитый канцеляризмами и клише; любительская структура документов, в которой сложно ориентироваться; непонятная логика системы документов — сложно разобраться, что приоритетнее, что к чему относится; бесконечные повторения регулирования, размазанные по всему документообороту; безобразное форматирование из 90-х и неприятный внешний вид.

— Какие аргументы вы приводите консервативным юристам, чтобы «влюбить» их в лигал-дизайн?

— Удобный документ как инструмент для бизнеса можно сравнить с хорошей IT-системой, с ним должно быть приятно работать. Мы показываем документы нового поколения — с понятным текстом, модульной структурой, идеально отточенной версткой, удобными решениями. Многие юристы, даже очень классические, видят, что именно за этим будущее. Тогда они становятся открытыми к новым идеям. Часть консервативных юристов искренне стараются сделать жизнь компаний, в которых работают, лучше. Поэтому то, что дает бизнесу ценность, они готовы принимать. В конце концов, честолюбивым юристам приятно гордиться своей работой. А лигал-дизайн позволяет сделать юридический продукт очень высокого качества, который поможет решить задачи бизнеса.

Эффект от лигал-дизайна виден на разных уровнях. В договорном документообороте — это сокращение в три-четыре раза времени от инициации договора до подписания. В клиентских документах — улучшение пользовательского опыта тех, кто платит деньги. Во внутренних документах — повышение предсказуемости управления, наведение порядка в процессах и уменьшение стресса сотрудников. Оптимизация документооборота в крупной компании — это инвестиция, которая быстро окупается и дает огромную ценность бизнесу.

— Есть ли документы в сфере трудовых отношений, которые вообще не нужны компании, или те, которые не стоит упрощать?

— Мы не трогаем документы, которые требуются законодательством, — от них отказаться не получится. Хотя документы, которые создавали в XX веке под процессы советских заводов и учреждений, выглядят совершенно нелогично для процессов компаний XXI века, пронизанных технологиями.

Отказываться или нет от каких-то документов — зависит от компании. В древнем документообороте, который десятилетиями обрастал инструкциями и положениями, конечно, надо наводить порядок. В идеале нужно сперва думать не о том, какие документы улучшать, а о том, как вообще должна выглядеть человекоориентированная система документов, регулирующая трудовые отношения. Где общие документы, где для редких случаев, как они соотносятся друг с другом, как их поддерживать в актуальной редакции, как избежать дублирования одной и той же мысли в 10 разных документах.

Но независимо от того, какой перед нами документ, — предусмотренный ТК или созданный по собственной инициативе компании, ни один из них не должен быть страшным и непонятным. Если под упрощением документов понимать избавление от сложности и невозможности использования, тогда их все нужно упрощать.

— С какими запросами к вам обращаются компании?

— Мы выполняем самые крупные и знаковые на рынке проекты по оптимизации договорной документации (ключевые для бизнеса доходные и расходные договоры, общие условия). Например, мы оптимизировали договоры для одной из крупнейших добывающих компаний. В рамках проекта нам дали для работы 100 шаблонов. Мы внедрили концептуально новый подход к архитектуре регулирования, в результате чего осталось только два активных шаблона и несколько приложений, плюс пара общих документов. Стало удобнее всем: менеджерам, специалистам по автоматизации документов, контрагентам. Время на согласование и подписание договоров, по отзывам клиента, сократилось в четыре раза.

Другой пример — оптимизация кредитно-обеспечительной документации для сегмента крупного бизнеса известного банка. Раньше эти документы были очень тяжелыми для работы. Клиенты постоянно жаловались, а в некоторых случаях вообще уходили в другие банки. Новая документация кардинально улучшила пользовательский опыт клиентов и ускорила сделки.

Также мы ведем проекты по реинжинирингу внутренней документации.

— Как происходит этот процесс?

— Мы предлагаем варианты, как упростить тексты документов, сделать логичную структуру, внедряем профессиональный дизайн и удобную навигацию. Не только улучшаем документы, но и помогаем пересмотреть сам подход к документообороту — разрабатываем логичную и простую иерархию регулирования; исключаем бесконечное дублирование; вводим понятные названия, термины, заголовки; объясняем, что нужно регулировать, а что не стоит; готовим документы к автоматизации. Дополнительно разрабатываем гайд, который описывает, как компании поддерживать современный документооборот в здоровом состоянии.

Некоторые авторы документов иногда с удивлением говорят: «Знаете, мы наконец-то поняли, что все это время было написано в наших документах». Фидбэк получаем как через полгода, так и спустя пять лет. Клиенты говорят, что все летает, документы работают. Согласование теперь занимает не месяцы, а дни или даже часы.

— Как долго может длиться проект по оптимизации ЛНА?

— Это зависит от того, кто занимается процессом. Если обязанность пересмотреть документооборот вешают на сотрудников в качестве дополнительной нагрузки к огромному количеству их повседневных задач, то такие проекты длятся годами.

По вопросам эффективности (не только документооборота, но и бизнес-процессов) лучше обращаться к внешним экспертам, которые специализируются именно в необходимой вам области. Тогда первые результаты можно получить уже через несколько месяцев. Эксперты сильно сэкономят время компании, помогут взглянуть на состояние документооборота со стороны и внедрят лучшие практики.

— Кто от компании участвует в процессе оптимизации документооборота?

— В таких проектах нужно участие и служб, занимающихся документооборотом (HR, юристы, методологи), и самих работников, для которых пишутся документы, и менеджмента, от которого нужна воля и поддержка изменений.

— Далеким от лигал-дизайна людям кажется, что он про картинки, схемы и украшательство. Почему это не так?

— Я считаю, что красота должна быть во всем, что мы делаем. У хороших юридических команд внешний вид документов — это знак качества их продукта. Но лигал-дизайн — это в первую очередь глубокая инженерная работа с документооборотом. Красота здесь в достижении большего результата меньшими средствами.

На уровне ощущений люди понимают, что сегодняшние документы ужасно неудобные. Поэтому идея сделать их классными бизнесу быстро понравилась. Но как только лигал-дизайн стал набирать популярность, разные ребята в поисках быстрого хайпа начали делать розовые инструкции с котиками и рюшечками — такие же нечитаемые, но зато «веселенькие», договоры-комиксы, которые даже с простым предметом регулирования стали ребусами со звездочкой, и прочий шок-контент. Украшательство от лигал-дизайна еще дальше, чем просто классические стены текста.

Настоящий лигал-дизайн — это не веселые картинки, а работа с архитектурой регулирования в большом документообороте, модульная структура документа, лаконичный и дружелюбный текст и современная профессиональная верстка.

Не пропустите в номере:
→ Как прокуроры будут следить за работодателями по новой методичке Генпрокуратуры
→ Суд восстановил работника. Как компании уклоняются от исполнения решения суда и почему так делать нельзя
→ Как оформить отказ работника от получения пособия по уходу за ребенком