Командировки дистанционных работников. Как оформлять и какие расходы возмещать

1. Когда поездка дистанционного работника считается командировкой?

Является ли поездка дистанционного работника командировкой, зависит от условия договора о месте выполнения трудовой функции. Если в договоре указан населенный пункт, где трудится работник, рисков меньше, поскольку есть конкретика. Поездка в пределах административно-территориальных границ населенного пункта, где постоянно работает дистанционный сотрудник, командировкой не считается (письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582‑6‑1). Если же работник выезжает за пределы населенного пункта, необходимо оформлять командировку (ч. 3 ст. 312.6 ТК).

Если место выполнения работы в договоре не конкретизировали, работник вправе определять его сам. Это, в свою очередь, чревато непредсказуемостью его местонахождения и тем, что ГИТ или суд могут квалифицировать любую его поездку как командировку. Кроме того, если работник будет находиться далеко от места командирования, размер компенсации командировочных расходов может оказаться неожиданно большим. Например, работник может, не предупредив работодателя, переехать из Москвы во Владивосток, и тогда придется оплачивать ему билеты в место командирования из Владивостока.

Чаще всего вопросы у работодателей возникают по поводу поездок в офис, поэтому остановимся на этом отдельно. Если в договоре установлен комбинированный характер дистанционной работы с необходимостью работать в офисе в определенные дни недели, поездки в офис в такие дни однозначно не считаются командировками.

Если дистанционная занятость постоянная, характер поездки в офис определяется по общим правилам. Другими словами, если работник по поручению работодателя выезжает за пределы территории выполнения трудовой функции — это командировка. Это следует из ч. 3 ст. 312.6 ТК, разъяснений ведомств и судебной практики (письма Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37458‑6‑1, Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733, от 15.07.2021 № ПГ/19582‑6‑1, определение Четвертого КСОЮ от 12.04.2022 по делу № 88-8848/2022).

Обратите внимание: все вышесказанное актуально для поездок по поручению работодателя. Если работник совершил поездку по своей инициативе — это не командировка, независимо от того, откуда и куда он ехал (решения Ленинского районного суда г. Саранска от 16.12.2021 по делу № 2-2114/2021, Мещанского районного суда г. Москвы от 12.09.2023 по делу № 2-6904/2023). Поэтому при возникновении спора, если это уместно, нужно доказывать, что работодатель не давал служебное поручение и не оформлял командировку.

Совет:  предусмотрите в трудовом договоре не только место выполнения работы (хотя бы в пределах населенного пункта), но и обязанность дистанционного работника уведомлять работодателя о смене места выполнения работы (населенного пункта), а также порядок такого уведомления. Если работник переедет, внесите изменения в трудовой договор путем подписания допсоглашения. В случае отказа работника договор с ним может быть расторгнут, если изменение местности выполнения трудовой функции повлечет невозможность исполнения обязанностей по договору на прежних условиях (абз. 2 ст. 312.8 ТК).

2. Может ли дистанционный работник отказаться от командировки?

Дистанционный работник может отказаться от командировки только на общих основаниях: если он льготник (например, инвалид или работница, которая имеет ребенка до трех лет), если не получил необходимый аванс и т. д. Отказываться от командировки именно из-за дистанционного характера работы сотрудник не может. Чтобы избежать споров, целесообразно предусмотреть непосредственно в трудовом договоре, что по указанию работодателя работник обязан отправляться в командировку, в том числе приезжать в офис. Тогда ни у работника, ни у суда не будет сомнений в том, что от командировки отказаться нельзя (решение Тушинского районного суда г. Москвы от 21.07.2021 по делу № 2-2300/2021).

Если поездка в офис командировкой не считается, могут возникнуть сложности, поскольку работник вправе отказаться приезжать в офис (решение Тамбовского облсуда от 02.11.2022 № 33-3806/2022, оставленное без изменения определением Второго КСОЮ от 21.03.2023 по делу № 88-5894/2023). Чтобы избежать такой ситуации и минимизировать риски, установите обязанность дистанционного работника посещать офис, например, путем включения в договор следующих положений:

• о комбинированном характере дистанционной работы с необходимостью работать в офисе в определенные дни недели;
• об обязанности работника посещать офис для участия, например, в совещаниях;
• о разъездном характере работы.

Разъездной характер работы не противоречит положениям о дистанционной работе, если работник постоянно осуществляет служебные поездки (письмо ГИТ в г. Москве от 04.03.2021 № 77/10-6629-ОБ/18-1299). Эти режимы можно совмещать. При этом дистанционного сотрудника с разъездным характером работы можно отправить в командировку по отдельному (разовому) поручению, если место командирования находится за пределами территории работы, установленной в договоре.

3. Какие расходы надо возмещать дистанционному работнику в связи с командировкой?

Поскольку специальных правил в ТК нет, то при направлении дистанционного работника в командировку ему нужно возмещать те же расходы, что и обычному офисному сотруднику, направленному в командировку. Размер расходов и порядок их возмещения определяются постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Постановление № 749) и ЛНА. Особое внимание в этом вопросе, на наш взгляд, нужно уделить трем положениям.

1. Если поездка дистанционного работника в офис — командировка, то необходимо компенсировать проезд от места постоянной работы или проживания до офиса и обратно.
2. Работникам, направляемым в командировки, нужно выдавать аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения, а также суточные (п. 10 Постановления № 749). Для дистанционщиков аванс играет особую роль: без него работник, в особенности проживающий далеко от места командирования, может не иметь возможности добраться до него. Если в такой ситуации работник не приедет в место командирования, нарушения трудовой дисциплины не будет (определение Восьмого КСОЮ от 24.03.2022 по делу № 88-5605/2022; апелляционное определение Челябинского облсуда от 26.10.2023 по делу № 11-13775/2023, оставленное без изменения определением Седьмого КСОЮ от 24.02.2024 по делу № 88-4217/2024).
3. Если дистанционный работник едет в командировку в местность, откуда он может вернуться в тот же день в место постоянной работы, суточные не выплачиваются (п. 11 Постановления № 749).

На заметку:  предусмотрите в ЛНА о компенсации расходов дистанционщикам условие о том, что расходы на электроэнергию, связь и т. п. не компенсируются работнику за время нахождения в командировке в офисе работодателя. Если такого условия не будет, придется выплатить работнику компенсацию и за это время. Иначе не исключено, что он взыщет компенсацию за спорный период через суд.

4. Каков порядок направления дистанционного работника в командировку?

Чтобы направить дистанционного работника в командировку, издайте соответствующий приказ, ознакомьте с ним работника и выдайте ему аванс. После командировки получите от работника документы, подтверждающие затраты. Это общий порядок, предусмотренный в законе. В ЛНА можно закрепить и более детальный порядок. Например, предусмотреть утверждение графика командировок, согласование заявки на командировку определенными уполномоченными сотрудниками и т. д. Главное, чтобы условия ЛНА не ухудшали положение работников.

Если примете или уже приняли свой порядок направления работников в командировки, соблюдайте его. В случае споров суды внимательно изучают ЛНА компании. Если работодатель не соблюдает свой же порядок или делает так, что работник фактически не может выполнить требования ЛНА, суд, скорее всего, признает действия работодателя незаконными.

Судебная практика
Дистанционный работник трижды не поехал в командировку в офис, за что получил замечание, выговор и увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК. Суды признали дисциплинарные взыскания незаконными и восстановили работника. В ЛНА организации предусмотрен следующий порядок направления в командировки: работник подает заявку на корпоративном портале , там ее согласовывают, после чего издается приказ и бронируются билеты. Установлены сроки для каждой процедуры.
В данном деле работник получал уведомления о командировках прямо накануне поездок. С чем была связана спешка — непонятно, но, учитывая сроки и процедуру из ЛНА, работник не мог своевременно оформить командировочные расходы и получить деньги для командировок. Узнав о последних, работник просил предварительно согласовать с руководством заявку по причине значительности затрат на покупку билетов из его места жительства, поскольку ранее такое согласование требовалось, и определить уполномоченное лицо, которое бы подготовило и согласовало заявку. Однако ответа по существу работник не получил. Предварительную заявку работодатель не согласовал, приказ о направлении в командировку не издал, аванс на оплату расходов на проезд и проживание не выдал. Значит, работник не имел оснований для убытия в командировки (апелляционное определение Челябинского облсуда от 26.10.2023 по делу № 11-13775/2023, оставленное без изменения определением Седьмого КСОЮ от 24.02.2024 по делу № 88-4217/2024).

Прежде чем привлекать дистанционного работника к ответственности за то, что он не приехал в командировку, проверьте, есть ли у вас доказательства того, что он получил приказ о командировке. Также, если считаете, что работник нарушил процедуру направления в командировку, прописанную в ЛНА, убедитесь, что работник с ним ознакомлен. Поскольку работник дистанционный, знакомить с ЛНА и направлять приказ о командировке можно и в электронном виде. Главное, чтобы соответствующий порядок был установлен в трудовом договоре или ЛНА.

Например, в договоре может быть предусмотрен обмен документами по электронной почте. В таком случае направление дистанционному работнику приказа о командировке по электронной почте и его ответ подтвердят факт ознакомления работника с приказом. Направлять приказ еще и на бумаге не нужно (решение Тверского районного суда г. Москвы от 20.04.2023 по делу № 2-1977/2023, оставленное без изменения апелляционным определением Мосгорсуда от 27.02.2024 по делу № 33-2688/2024).

Если работник не ознакомлен с ЛНА или не получил приказ о командировке, его отказ от нее или неявка по месту командирования правомерны (апелляционное определение Томского облсуда от 06.10.2021 по делу № 33-2772/2021, оставленное без изменения определением Восьмого КСОЮ от 24.03.2022 по делу № 88-5605/2022).

Совет:  чтобы минимизировать проблемы, связанные с направлением дистанционных работников в командировки: урегулируйте в ЛНА вопросы направления в командировку; зафиксируйте в договоре место и характер работы; установите в договоре или ЛНА порядок взаимодействия между работодателем и работником при оформлении документов по командировкам; отслеживайте соблюдение порядка направления в командировки, установленного как на законодательном уровне, так и на уровне ЛНА.

От редакции: бумажных документов для отчета по командировкам стало меньше. Подробнее — в новостях.