Как организовать работу в период пандемии

ПОЛИНА ТОЛКУНОВА, УПРАВЛЯЮЩИЙ ПАРТНЕР ЮРИДИЧЕСКОЙ КОМПАНИИ «ВОИН-ГРУПП»

Мы стали переходить на частично удаленную работу с конца 2016 года. Я решила внедрить этот подход в первую очередь для того, чтобы сотрудники тратили меньше времени на передвижения по мегаполису. Когда юристам надо было сначала ехать в офис, а потом в суд, они тратили на передвижения в пределах Москвы несколько часов ежедневно. Затем постоянное присутствие в офисе стало необязательным, и освободилось больше времени в том числе на решение рабочих задач.

Последние два года активно используем сочетание удаленной и офисной занятости, поэтому переход на удаленную работу из-за пандемии короновируса не вызвал у нас проблем. Компаниям, которые только планируют переход на удаленку, рекомендую придерживаться нескольких правил.

Правило первое: контролируйте сотрудников и четко ставьте задачи. Нужно наладить контроль за сотрудниками, которых перевели на удаленную работу. Мы используем карты рабочего времени. В конце дня сотрудник прописывает план работы на следующий день и заполняет карту рабочего времени за прошедший. В ней фиксирует, какие задачи выполнены и сколько часов ушло на решение каждой из них.

Сейчас есть множество сервисов для постановки и контроля выполнения задач, например Trello и Битрикс24. Использование таких программ не вызывает сложностей: удобно ставить задачи, контролировать их выполнение и дедлайны. Также важно следить за расходом времени. Для этого можно закрепить обязанность сотрудников общаться друг с другом и клиентами в групповых чатах с помощью Skype, Zoom или других сервисов.

Правило второе: организуйте электронный документооборот и обеспечьте сотрудников оргтехникой. Сейчас есть много сервисов, которые предоставляют услугу облачного хранения документов, также можно настроить удаленный сервер. В нашей компании у каждого сотрудника дома есть рабочий ноутбук и мультифункциональное устройство, которое включает в себя принтер, сканер и копир. Одно время мы дарили такое устройство сотрудникам на день рождения. Таким образом, у всех, кто работает из дома, должен быть компьютер, скоростной интернет, желательно принтер и сканер, а также наушники и микрофон для конференц-связи.

Правило третье: зафиксируйте временную удаленную занятость письменно. В сложившейся ситуации я считаю правильным заключить с сотрудниками допсоглашения к трудовым договорам. В них нужно прописать, что в связи с пандемией коронавируса работники временно переводятся на удаленную работу для предотвращения распространения инфекции. Также в допсоглашениях нужно зафиксировать, в какие часы сотрудник обязан присутствовать на удаленном рабочем месте и как должен отчитываться о выполнении задач.

Обратите внимание, что ссылаться в допсоглашениях на нормы, которые регулируют труд надомников или дистанционных работников, не стоит. Статьи 310 и 312.1 ТК регулируют другие отношения и к случаю временной удаленной работы из-за пандемии неприменимы.

ИРИНА ПИТУНОВА, ЮРИСТ, РУКОВОДИТЕЛЬ ТРУДОВОЙ И АДМИНИСТРАТИВНОЙ ПРАКТИКИ ЮРИДИЧЕСКОЙ ФИРМЫ «ТИМОФЕЕВ/ЧЕРЕПНОВ/КАЛАШНИКОВ»

Если говорить про перевод сотрудников на удаленный формат работы, то изменить условия трудового договора можно двумя способами: либо по соглашению сторон, либо по инициативе работодателя в соответствии со ст. 74 ТК.

В последнем случае работников надо будет уведомить об изменениях письменно не позднее чем за два месяца, а тех, кто не согласится работать в новых условиях, придется уволить.

В идеале нужно внести изменения в ТК, чтобы можно было массово переводить офисных работников на дистанционную занятость в случае объявления пандемии. Однако пока изменений в законе нет, поэтому мы руководствуемся ст. 72 и 74 ТК.

Например, один из клиентов уже в начале марта поручил нам составить допсоглашение к трудовому договору о временном переводе работников на дистанционную работу в рамках ст. 72 ТК.

Мы составили проект такого соглашения, которое компания в дальнейшем использовала при переводе сотрудников на удаленку. В нем прописали, в частности, что работник будет трудиться по другому адресу, вне места нахождения офиса или производственной площадки работодателя.

При переводе на дистанционную работу нужно оформить работнику усиленную квалифицированную электронную подпись, а также предоставить программное обеспечение. Сотрудник может оборудовать рабочее место на дому и оформить соответствующую подпись сам, но работодатель обязан компенсировать ему эти затраты.

В допсоглашении пропишите, как будете контролировать работника, в каком режиме он должен будет предоставлять отчеты о работе, например ежедневно или раз в неделю. На основании допсоглашения издайте приказ, что работник переведен на удаленную работу.

Есть вопрос по поводу временного характера перевода сотрудников на дистанционную работу в связи с ростом заболеваемости коронавирусом. Правовая конструкция временного перевода на удаленный труд не предусмотрена ТК. Предполагаю, что в допсоглашении можно прописать, что оно вступает в силу с даты подписания и действует до определенной даты. Но как такое условие будет расценивать ГИТ, сейчас трудно сказать. Возможно, при проверках инспекторы будут допускать такую возможность в условиях форс-мажорных обстоятельств.

СЕРГЕЙ КАРПУШОВ, ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР КОМПАНИЯ ASVA

Мы приняли меры по предотвращению распространения коронавируса еще в первой половине марта, в частности:

• издали приказ об организации противодействия инфекции (см. образец);
• организовали внешний осмотр сотрудников в начале рабочего дня;
• работников, у которых в течение дня выявляли признаки простуды, отправляли к врачу;
• закупили маски и раздали их сотрудникам;
• установили в местах общего пользования антисептики;
• распечатали памятки по выявлению инфекции и противодействию ей, расклеили их на видных местах;
• организовали настройку удаленных рабочих мест сотрудников центрального офиса, для нескольких работников купили ноутбуки;
• обучили каждого сотрудника работе в удаленном режиме.

Конечно, есть подразделения, сотрудники которых не могут трудиться удаленно. У нас это служба доставки и склад. Там мы применяем средства защиты и дезинфицирующие моющие средства.
 

ЕВГЕНИЙ ДЬЯЧЕНКО, ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР IT-КОМПАНИИ SUPL.BIZ

Головной офис нашей компании расположен в Сибири. Зимы здесь достаточно холодные, регулярно случаются эпидемии ОРВИ и гриппа, поэтому в такой сезон мы всегда занимаемся противовирусной профилактикой внутри компании. Наш опыт борьбы с гриппом отлично применим и к ситуации с предупреждением коронавируса.

Первое, что мы делаем в период эпидемии, — раздаем на рабочие места всем сотрудникам флаконы с раствором хлоргексидина. Этот антисептический раствор стоит достаточно дешево, при этом приобрести такое средство можно в любой аптеке.

Каждый раз после рукопожатия, перекура, посещения кухни или других мест общего пользования мы рекомендуем протирать руки этим раствором. Эффект от его использования такой же, как после мытья рук: все бактерии уничтожаются. Мы протираем раствором хлоргексидина все поверхности общего пользования, в том числе ручки дверей, кнопки кофемашин, принтеров и лифтов, перила. Таким образом, стерилизуем поверхности, которых работники часто касаются руками.

Вторая мера по борьбе с вирусами — дезинфекция воздуха. В кабинетах, где много людей, куда приходят посетители, мы вешаем бактерицидные рециркуляторы. Это устройства с кварцевальной лампой в кожухе, через них с помощью вентилятора прогоняется воздух, который в процессе дезинфицируется. Обеззараживание воздуха сильно снижает риск заражения работников в офисе. Бактерицидные рециркуляторы часто используют в крупных организациях, например в банках или МФЦ. Однако мы рекомендуем применять такое оборудование и небольшим компаниям. Главное достоинство рециркулятора в том, что кварцующая лампа находится в кожухе, а значит, ее можно использовать в любое время и при наличии людей.

Один из наших офисов находится в Казахстане, где из-за коронавируса 16 марта объявили режим ЧП. В связи с этим директор филиала издал приказ о переводе всех сотрудников на удаленку. Для этого мы организуем сотрудникам рабочие места на дому, проводим все необходимые работы по настройке их домашних ноутбуков. Переносим рабочие файлы в облачные сервисы, настраиваем удаленный доступ к 1С и телефонию. В остальных офисах, которые находятся в нескольких регионах России, также проводим подготовительные работы, чтобы в случае чрезвычайной ситуации оперативно перевести сотрудников на удаленный формат работы.

Кроме того, введение режима ЧП в Казахстане дало нам право обратиться к арендодателю с просьбой об арендных каникулах.

Сотрудники не могут работать в офисе из-за подобного форс-мажора, а работа из дома все-таки менее эффективна. Активность наших контрагентов и покупателей тоже снижается, образуется простой. Поэтому нужно сокращать расходы компании на содержание офисного помещения. Даже если в вашем регионе не ввели режим ЧП, но вы вынуждены перевести работников на удаленную занятость из-за пандемии, договаривайтесь об арендных каникулах. Арендодателю выгоднее пойти вам навстречу, чем искать новых арендаторов в период кризиса.

Также мы рекомендуем перестроить график отпусков. Не все сотрудники могут работать из дома, поэтому тем, у кого еще остались неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска, безопаснее его предоставить. Конечно, перенести дни отпуска можно только с согласия работников.

Для компаний, которые не сильно пострадали из-за ситуации с коронавирусом, сложившиеся обстоятельства — это повод искать себе новые кадры из числа бывших сотрудников обанкротившихся организаций. Мы видим своей новой миссией обеспечение работой тех, кто стал заложником ситуации с пандемией. Тогда те, кто остался без работы, смогут найти себе применение в других секторах экономики, а бизнес, который не зависит от закрытия границ, сможет активнее развиваться.

ТАРАС САВКИН, СООСНОВАТЕЛЬ, ТЕХНИЧЕСКИЙ ДИРЕКТОР CRM ACADEMY

В офисе мы сейчас не находимся, в связи с эпидемической ситуацией перешли на удаленную работу. Но нужно сказать, что и до коронавируса в офисе было максимум пять человек. Остальные сотрудники работают из дома. Коллегам удобно общаться благодаря мессенджерам, для более масштабной коммуникации между отделами мы используем корпоративный портал Битрикс24.

Многим компаниям сейчас трудно, особенно страдают сферы туризма и развлечений. Мы предоставляем IT-услуги, специализируемся на построении удаленных команд сотрудников, на автоматизации бизнес-процессов и в целом управления компанией. Раньше приходилось объяснять потенциальным клиентам, почему удобно и выгодно переходить на удаленную работу, теперь такие вопросы нам не задают. Даже те организации, которые привыкли к традиционному формату занятости, вынуждены выходить из своей зоны комфорта и принимать меры по переводу работников на удаленку. Поэтому в сложившейся ситуации наши услуги востребованы.

Хотя в IT-сфере пока все стабильно, мы понимаем, как важно сохранить клиентов и сформировать подушку безопасности. Нужно готовиться к разным вариантам развития событий, потому что стопроцентно предсказать ситуацию на рынке мы не можем.

Компаниям, которые ранее не использовали удаленный формат работы, нужно определить, смогут ли они функционировать в таком режиме, и проблема может быть не только в производственных процессах, которые невозможно выполнять из дома. Многие руководители и линейные специалисты не готовы к эффективной организации удаленной работы. Если раньше руководитель сидел с подчиненными в одном пространстве, давал задания и видел, кто как работает, то сейчас требуются другие методы постановки задач и контроля за их выполнением. При удаленной занятости без автоматизированной системы взаимодействия не обойтись.

СВЕТЛАНА ФАЛЬКОВСКАЯ, ОСНОВАТЕЛЬ И ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР A.S.WELLAS EXECUTIVE SEARCH AND RECRUITMENT, ОСНОВАТЕЛЬ КОМПАНИИ LINKLAB

Сотрудники нашей компании работают полностью удаленно с 2010 года. До этого мы много лет трудились в офисе, но кризис 2008 года подтолкнул нас к переходу на дистанционную модель занятости. Наши клиенты урезали бюджеты на подбор персонала, и почти на четыре месяца мы оказались без проектов. Чтобы снизить издержки, перевели работников на удаленку. Когда появилась возможность вернуться в офис, сотрудники отказались. Сейчас у нас в команде работники из 11 стран, мы оказываем услуги по всему миру, при этом стационарных офисов у нас нет, все вопросы решаем онлайн.

Безусловный плюс удаленной работы для компании — снижение затрат. Мы смогли оптимизировать расходную часть бюджета и больше денег выделить на зарплаты. Удаленный формат работы выгоден и сотрудникам, у которых появляется возможность самостоятельно распределять нагрузку в течение дня и больше времени уделять семье. К тому же удаленная работа сразу выявляет тех сотрудников, которые не могут работать самостоятельно и не нацелены на результат. У нас даже испытательный срок снизился с трех месяцев до одного.

При переходе на удаленку нельзя забывать об автоматизации процессов. Например, мы разработали собственную CRM-систему. Для общения междусотрудниками используем Workplace, там можно проводить видеоконференции, прямые эфиры, делать посты и комментировать их. Для коммуникации с кандидатами и клиентами используем Zoom, WhatsApp, Skype и другие сервисы.

ОБЩЕРОССИЙСКИЙ НАРОДНЫЙ ФРОНТ ПОДГОТОВИЛ ПАМЯТКУ ПО ПЕРЕВОДУ РАБОТНИКОВ НА ДИСТАНЦИОННЫЙ РЕЖИМ РАБОТЫ