50 сервисов для работы. Как автоматизировать HR‑процессы и сделать удаленку эффективной
Компаниям выгодно автоматизировать бизнес-процессы. Ведь роботы не болеют, не заражают людей и незаменимы при организации удаленной работы. К тому же, по данным Deloitte, средний срок окупаемости расходов на внедрение программ-роботов составляет всего один год. Мы подготовили для вас четыре памятки. В них вы найдете сервисы, которые вас точно не заменят, но работу облегчат. В частности, узнаете, какие программы позволят:
- организовать дистанционную занятость;
- контролировать сотрудников на удаленке;
- роботизировать подбор персонала, автоматизировать обучение, оценку эффективности и вовлеченности сотрудников;
- роботизировать кадровый документооборот.
Часть представленных сервисов бесплатные и разработаны специально, чтобы помочь работодателям в коронакризис.
Еще не все компании автоматизировали кадровые и HR-процессы. Кроме того, по информации аналитического центра «НАФИ», 82 процента работодателей считают, что эффективность их сотрудников после перехода на удаленный формат работы снизилась. Чтобы не только выжить, но и добиться успеха в новых реалиях, воспользуйтесь нашими памятками и действуйте на опережение.
МЫ РОБОТИЗИРОВАЛИ КАДРОВУЮ РАБОТУ
НR-портал, автоматический парсинг резюме и автодозвон экономят время наших сотрудников.
Наша компания — работодатель для более чем 15 тыс. сотрудников по всей России. За последние несколько лет мы автоматизировали многие процессы. Например, у нас внедрен автоматический парсинг резюме и автодозвон. Благодаря этим сервисам мы существенно сэкономили время наших работников.
В начале 2020 года мы успешно запустили сервис для подачи документов на трудоустройство в электронном формате на нашем сайте. Сейчас мы завершаем роботизацию процессов, связанных с оформлением отпусков и командировок. Например, чтобы пойти в отпуск, сотруднику необходимо будет заполнить заявку на портале и приложить заявление. Затем специалист кадровой службы сопоставляет эту информацию с данными учета, далее все происходит автоматически: программа сама выгружает сведения в базу, формирует приказ о предоставлении отпуска, начисляет отпускные.
Кроме того, мы участвуем в эксперименте Минтруда по внедрению электронного кадрового документооборота. В рамках проекта мы уже тестируем подписание трудовых договоров и иных кадровых документов в удаленном режиме.
Ирина Осицкая, руководитель отдела Business Support, OPEN Group
КОММЕНТАРИЙ ЭКСПЕРТА
ВНЕДРИЛИ ЧАТ-БОТА И ПОНЯЛИ, ЧТО НЕ ПРОГАДАЛИ
Чат-бот избавляет сотрудников HR-департамента от многих бумажных документов и снижает трудозатраты.
Мы решили внедрить чат-бота еще несколько лет назад. Распространение коронавируса и самоизоляция показали, что мы приняли верное решение. Благодаря программе-роботу наши специалисты трудились во время нерабочих дней так же эффективно, как и до пандемии. В нашем чат-боте реализовано много HR-процессов, среди них: согласование отпусков, командировок, сверхурочных работ и работ в выходные, запрос справок и документов, учет рабочего времени, предоставление такси. Cейчас мы работаем на платформе Chat2Desk, основной канал коммуникации — WhatsApp. Но реализовать чат-бота можно и на базе других мессенджеров и соцсетей. Нам были нужны гибкие настройки под наши задачи, возможность работать без глубоких навыков программирования, и на сегодняшний день это взаимодействие отвечает нашим потребностям.
Прежде чем внедрять чат-бота, надо учесть, что недостаточно просто технически реализовать проект. Мы имеем дело с согласованием кадровых документов. Поэтому соответствующие вопросы надо прописать в ЛНА и трудовых договорах, чтобы исключить риск нарушения ТК.
Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS
КОММЕНТАРИЙ ЭКСПЕРТА
КАК ВНЕДРИТЬ РОБОТА С ПОЛЬЗОЙ ДЛЯ КОМПАНИИ
При роботизации HR-процессов отталкивайтесь от планируемой экономии, а не от желания внедрить робота.
Постарайтесь избавиться от желания внедрить робота только потому, что это на слуху. Роботизация бизнес-процессов (перевод термина Robotic process automation (RPA)) — такой же инструмент автоматизации, как и другие, только грамотно упакованный с технической и маркетинговой точки зрения. У маркетинговой упаковки RPA есть и обратная сторона — роботизацию часто противопоставляют автоматизации. Это усложняет роботизацию HR. Роботизируется не то, что нужно, либо робот не внедряется потому, что «да я на „1С“ такое сделаю за неделю».
Подойдите к вопросу не со стороны желания внедрить робота, а со стороны желания упростить и ускорить выполнение задач. Сначала роботизируйте несколько рутинных HR-процессов. Идеально, если это будут однообразные действия либо процесс, связанный с копированием и вставкой информации между окнами программ.
Посоветуйтесь с HR-менеджерами о том, какие именно процессы лучше роботизировать. Разложите их на последовательность действий. Так вы поймете, нужна ли RPA, или достаточно оптимизировать процесс организационными способами. Понять, будет ли выгода от роботизации, нетрудно. Во-первых, подсчитайте, сколько времени тратит сотрудник на выполнение задачи и какую зарплату за это время получает. Во-вторых, сравните полученную сумму с затратами, которые вы понесете, если решите автоматизировать процесс. Также учитывайте репутационную составляющую. Ведь качественные HR-процессы положительно влияют на лояльность сотрудников.
Роботизируйте HR-процесс так, чтобы получился wow-эффект. Попробовать робота и не получить значимого эффекта означает похоронить идею внедрения. Стоимость лицензий велика, и оправдать внедрение RPA можно только сопоставимым результатом. Знаю случай, когда HR пролоббировал покупку робота. В итоге роботизировали загрузку фото сотрудников на портал. Робот работает, но загрузка «золотая». Разочарование от покупки было гораздо сильнее, чем грандиозные ожидания от нее.
Идеальный рецепт вашего робота
«Найти». Отталкивайтесь от процесса, а не от RPA. Сами или с помощью внешних консультантов определите несколько наиболее значимых узких мест.
«Не потерять». Оцените экономию ФОТ и репутационную составляющую. Запросите в профильной компании оценку оптимизации процесса с помощью RPA и других платформ, выберите то, что дешевле и быстрее. Идеально, если запросите оценку в компании, которая использует RPA только как один из нескольких инструментов. Если расчет показывает, что RPA позволит серьезно сэкономить, — внедряйте.
«Закрепить». Воодушевитесь первым успехом и повторите все сначала — автоматизируйте наиболее слабые места в процессе.
«Поделиться». Сходите на RPA-митап, HR-конференцию или слет по цифровизации. Выступите на мероприятии, поделитесь опытом с другими. Профессиональное сообщество даст вам бесценный обратный импульс — идеи, тренды, ошибки, рекомендации. Используйте полученный опыт для совершенствования HR-процессов.
Виктор Алексеев, руководитель направления (разработки) инновационных продуктов компании NFP
КОММЕНТАРИЙ ЭКСПЕРТА