Удаленку узаконили. Как работать с учетом поправок в ТК

Главу ТК о дистанционном труде переписали. Нововведения упрощают жизнь работодателей, но вызывают множество вопросов. Например, компаниям неясно, как составить ЛНА о переводе на удаленку, какие затраты включать в компенсацию за использование дистанционным работником своего имущества и когда дистанционщика можно уволить по новым основаниям. Как компаниям применять нововведения на практике, рассказала эксперт рабочей группы по законопроекту об удаленной работе при Комитете Госдумы по труду, участвовавшая в разработке поправок в ТК.

• Виды дистанционной работы
• Подписание кадровых документов
• Обеспечение дистанционного работника оборудованием
• Увольнение дистанционного работника
• Удаленная работа

Виды дистанционной работы

Что написано в ТК

В ТК прописали несколько видов дистанционной работы:

• постоянная дистанционная работа (ч. 1, 2 ст. 312.1 ТК);
• временная дистанционная работа на срок до шести месяцев (ч. 2 ст. 312.1 ТК);
• временная периодическая дистанционная работа, когда работник часть дней трудится из офиса, а часть — из дома (ч. 2 ст. 312.1 ТК);
• дистанционная работа, которую вводят из-за чрезвычайных обстоятельств (ст. 312.9 ТК, далее — удаленная работа).

Законодатель неслучайно ограничил период временной дистанционной работы шестью месяцами. Идея проста: сделать так, чтобы временно дистанционный сотрудник хотя бы через полгода приехал в офис и стороны обсудили, будет ли работа и дальше дистанционной или же сотрудник вернется на стационарное рабочее место.

Как применять нововведение

В трудовом договоре или допсоглашении о переводе на дистанционку зафиксируйте особенности такой работы.

Наименование должности. Пропишите наименование должности с указанием отдела и региона, в котором сотрудник будет исполнять свои обязанности. Также целесообразно указать, кому непосредственно подчиняется дистанционный сотрудник. Если не конкретизируете наименование должности и структурного подразделения, сократить работника будет сложно. Например, у вас 400 менеджеров по продажам по всей стране и вам придется рассматривать преимущественное право на оставление на работе среди всех этих сотрудников.

Место работы. Пропишите местность, в которой дистанционный работник должен выполнять трудовую функцию. Тогда если сотрудник, постоянно работающий дистанционно, самовольно переедет в другую местность и условия трудового договора при этом изменяться, вы сможете уволить работника по ч. 2 ст. 312.8 ТК.

Также считаю целесообразным указывать конкретный адрес выполнения дистанционной работы и делать оговорку, согласно которой работник подтверждает, что у него по указанному адресу есть необходимые условия для работы. В таком случае, если работник переедет в другую квартиру, где нет интернета, вам будет проще привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Порядок и условия взаимодействия. Пропишите, какие документы, в какие сроки и каким способом дистанционный работник должен направлять работодателю или своему непосредственному руководителю. Когда он должен быть доступен для связи и по каким каналам. Если не детализируете порядок обмена информацией, вероятны конфликты с дистанционным работником, например, из-за его отказа заполнять определенную форму или заходить на корпоративный портал.

Перечень передаваемого и используемого оборудования. Если передаете дистанционному сотруднику имущество компании, указывайте серийный номер и прочие индивидуальные сведения, которые позволят идентифицировать оборудование. Возможно, сотрудник будет арендовать имущество для работы. В этом случае пропишите, что работник вправе заключить договор аренды только при наличии вашего письменного согласия.

Пример
В преамбулу к трудовому договору внесите такую формулировку: «Заключая настоящий трудовой договор работник подтверждает, что у него есть все организационно-технические возможности, а также знания и умения, чтобы выполнять трудовую функцию дистанционно».

Период дистанционной работы. Если сотрудник будет работать дистанционно только периодически, пропишите, в какие именно дни недели работник трудится дистанционно, а в какие — обязан присутствовать в офисе.

Можете указать в общем, что три дня в неделю сотрудник работает очно, а два — дистанционно. Но тогда вам будет сложно уволить за прогул работника, который решил побыть дома, когда это выгодно ему, а не вам.

Подписание кадровых документов

Что написано в ТК

Согласно ч. 1 ст. 312.3 ТК работодатель должен подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник — усиленной квалифицированной либо усиленной неквалифицированной электронной подписью:

• трудовой договор;
• дополнительное соглашение к трудовому договору;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• соглашение о расторжении трудового договора.

Также все договоры, касающиеся трудовой деятельности, стороны вправе составить на бумаге и подписать собственноручно. В этом вопросе ничего не изменилось.

ЛНА, уведомления, согласия, запросы и иные кадровые документы, не перечисленные в ч. 1 ст. 312.3 ТК, работодатель и работник вправе подписать простой электронной подписью. В качестве такой подписи могут выступать, например, логин и пароль корпоративной электронной почты.

Как применять нововведение

В трудовом договоре, допсоглашении к нему, коллективном договоре или ЛНА, принятом с учетом мнения профсоюза, пропишите, как будете подписывать электронные документы. Зафиксировать только адреса корпоративной электронной почты недостаточно. Рекомендую также прописать обязанности дистанционного работника:

• подтверждать, что он получил документ, например, путем доставки автоответа, что сообщение прочитано;
• не передавать свои логин и пароль от корпоративной почты третьим лицам;
• исключить доступ к служебному компьютеру третьих лиц.

Если дистанционный работник должен подтверждать ознакомление с электронным документом, но не исполняет обязанность, действуйте так же, как поступили бы с обычным сотрудником. Составьте акт о том, что до сведения дистанционного работника довели документ, но работник отказался подтвердить, что ознакомился с ним.

Сохраняйте все электронные письма, подтверждающие, что дистанционный работник ознакомился с документом. Минимальный срок хранения — пока сотрудник работает в компании. Некоторые работодатели уничтожают письмо с подтверждением о прочтении спустя три месяца, полагая, что срок исковой давности уже истек. Такой подход неверен. Возможна ситуация, когда, например, работник ознакомился с ЛНА в 2015 году, а спор о применении этого ЛНА возникнет в 2021 году.

Обеспечение дистанционного работника оборудованием

Что написано в ТК

Дистанционный работник может использовать свое оборудование, арендованное или принадлежащее работодателю. Воспользоваться своим или арендованным оборудованием работник вправе только с согласия работодателя. Последний должен компенсировать работнику износ этого оборудования или затраты на него (ч. 1, 2 ст. 312.6 ТК).

Как применять нововведение

Пропишите в трудовом договоре, допсоглашении к нему или ЛНА:

• чье оборудование будет использовать дистанционный работник: свое, арендованное или работодателя;
• серийные номера и иные признаки, позволяющие точно идентифицировать оборудование;
• в каком размере будете компенсировать работнику затраты и в какие дни будете выплачивать компенсацию, если оборудование не ваше;
• в каком размере будете компенсировать иные расходы, связанные с выполнением работы дистанционно, например, затраты на электричество и интернет;
• в какой срок работник должен сообщить о поломке оборудования и как стороны будут действовать в такой ситуации.

Чем детальнее вы пропишите вопросы, связанные с обеспечением сотрудника средствами для работы, тем больше шансов будет доказать свою правоту в суде в случае спора.

Увольнение дистанционного работника

Что написано в ТК

Уволить дистанционного работника по основанию, указанному в трудовом договоре, больше нельзя. Но в ТК появились два дополнительных основания расторжения трудового договора с таким сотрудником.

Дистанционного работника можно уволить по ч. 1 ст. 312.8 ТК, если он в течение двух рабочих дней подряд без уважительных причин не выходит на связь с работодателем.

Работника, который постоянно работает дистанционно, можно уволить по ч. 2 ст. 312.8 ТК, если работник изменил местность выполнения трудовой функции и в связи с этим условия трудового договора не могут быть сохранены.

Как применять нововведение

Увольнение за невыход на связь. Увольнение по ч. 1 ст. 312.8 ТК не относится к дисциплинарным взысканиям. Такой вывод следует из ч. 3 ст. 192 ТК. Поэтому если оценивать нормы ТК формально, то соблюдать процедуру применения дисциплинарного взыскания, предусмотренную ст. 193 ТК, не нужно. Однако я считаю, что поскольку расторжение трудового договора в связи с невыходом сотрудника на связь — виновное основание увольнения, то учитывать требования ст. 193 ТК необходимо. В частности, надо запросить у работника объяснительную и уложиться в сроки для привлечения к дисциплинарной ответственности. Именно при таком подходе в случае спора работодателю будет проще доказать в суде законность увольнения.

Увольнение за изменение места работы. По моему мнению, уволить дистанционного работника по ч. 2 ст. 312.8 ТК можно в трех случаях.

Первый случай. Работник переехал из обычного региона в северный. Или же работник уже получал северные доплаты, но переехал в соседнюю область, где коэффициент выше. При заключении трудового договора работодатель не рассчитывал, что придется платить зарплату в большем размере из-за районного коэффициента и процентной надбавки.

Второй случай. Работник переехал в регион, в котором он не может осуществлять трудовую функцию. Допустим работник всю жизнь жил в Кемерово, там закончил ВУЗ и устроился на работу медицинским представителем. Работника все знают и благодаря своим деловым связям он работает эффективно. Затем этот работник переезжает в Тульскую область, где его никто не знает, и он не может надлежащим образом выполнять свои обязанности.

Третий случай. Из-за переезда часовой пояс изменился настолько, что работник не может взаимодействовать с коллегами в их рабочее время.

Чтобы впоследствии вы могли уволить работника по ч. 2 ст. 312.8 ТК, советую прописать в трудовом договоре:

• регион или область, в которой работник должен исполнять свои обязанности;
• должностные обязанности, которые работник может исполнить только, находясь в определенной местности;
• рабочее время с привязкой к часовому поясу, в котором находится головной офис компании.

Когда составляете трудовой договор, посмотрите на него глазами судьи, перед которым стоите возможно вы и ваш работник. Формулируйте условия трудового договора так, чтобы у судьи не возникло сомнений, что вы правомерно уволили работника по ч. 2 ст. 312.8 ТК.

Удаленная работа

Что написано в ТК

Офисных сотрудников можно без их согласия в один день перевести на удаленную работу (ст. 312.9 ТК). Основанием для такого перевода может быть:

• катастрофа, авария, несчастный случай на производстве, стихийное бедствие, эпидемия;
• решение органа госвласти или органа местного самоуправления;
• иной исключительный случай, который угрожает жизни или нормальным жизненным условиям всего населения или его части.

Как применять нововведение

Чтобы оперативно переводить работников на удаленку, разработайте специальный ЛНА. Там пропишите:

• порядок взаимодействия с удаленными работниками, в том числе сдачи отчетов о работе, заполнения определенных форм;
• порядок обеспечения работников оборудованием, в том числе размер и сроки выплаты компенсации за использование своего или арендованного оборудования;
• требования к наличию у работника технической возможности работать дистанционно;
• вопросы информационной безопасности и защиты коммерческой тайны;
• режим рабочего времени, в том числе укажите, что если из задания не следует, что его надо исполнить немедленно, то вы не привлекаете сотрудника к сверхурочной работе;
• условия вызова работников в офис;
• актуальные контактные данные сотрудников.

В ЛНА о временном переводе на удаленку также надо указать из-за какого чрезвычайного обстоятельства необходим перевод, список удаленных сотрудников и срок перевода.

Если работника невозможно перевести на удаленку из-за специфики трудовой функции или технических проблем, вы вправе отправить работника в простой. За время простоя платите работнику две трети оклада в соответствии с ч. 2 ст. 157 ТК.

Не выплачивайте зарплату, если работник без уважительной причины отказывается работать удаленно. В случае спора будьте готовы доказать, что вы создали необходимые условия для удаленной занятости.