«Перевести в цифру можно любые документы, но охватить все сразу невозможно»

Эксперимент по ведению ЭКДО

— Олеся, когда мы общались пару лет назад, ПАО «МТС» только планировало участвовать во втором эксперименте Минтруда по ведению документов, связанных с работой, в электронном виде. Скажите, были ли сложности при внедрении электронного кадрового документооборота?

— Наша компания готовилась к переходу на ЭКДО тщательно и заранее, поэтому серьезных проблем не возникло. Электронный документооборот в отношении некоторых кадровых документов в ПАО «МТС» внедрен достаточно давно. Глобальная цель компании — переход в диджитал, и с 2019 года мы к ней идем.

— С привлечением работников не было проблем?

— Участие в эксперименте стало логичным шагом на пути к достижению глобальной цели. Когда мы предложили сотрудникам поучаствовать, подавляющее большинство ответили положительно: из 10 тыс. согласились 9 тыс. И это без специального привлечения.

Действительно, у многих компаний возникли трудности с вовлечением сотрудников в процессы ЭКДО. Но они связаны в основном с контингентом работников, их возрастом.

— Полагаю, у вас просто не возникало сложностей с информированием. Недоверие работников может быть связано с непониманием и недостаточной осведомленностью, что и зачем внедряется.

— Если нет четкого понимания, зачем внедрять ЭКДО, а сотрудники не заинтересованы в получении новых навыков и освоении иных принципов работы, во многом упрощающих привычные процессы, то, конечно, при внедрении могут возникнуть сложности. Когда заранее продуманы этапы реализации перехода на ЭКДО, заложено время на адаптацию сотрудников к новым процессам, вероятность отказов минимизируется.

— Расходы по переходу на ЭКДО лежат на работодателе, в том числе затраты на оформление электронных подписей работникам. Не все компании могут позволить себе такое удовольствие. Как вы думаете, небольшие организации потянут переход на ЭКДО?

— На мой взгляд, не потянут. На данный момент ЭКДО могут себе позволить только крупные игроки бизнеса. Для разработки такой системы необходимы серьезные финансовые вложения. Уже сейчас некоторые участники эксперимента понимают, что не готовы нести такие расходы в дальнейшем. Что касается электронной подписи, то ПАО «МТС» это не стоит ничего, у нас свой удостоверяющий центр. Кроме того, мы используем неквалифицированную подпись для работников, она не такая затратная, как квалифицированная.

— Какие меры помогли бы компаниям сэкономить на внедрении ЭКДО?

— Во-первых, неизвестно, что будет с электронной подписью в будущем. Возможно, Минцифры анонсирует новый вид неквалифицированной подписи, которую можно будет получить на портале госуслуг. Это сильно облегчило бы жизнь бизнесу, в том числе и малому.

Во-вторых, альтернативой созданию собственной системы может быть портал «Работа в России» или любая другая государственная платформа, содержащая актуальные разработки, шаблоны и конструкторы документов. Это позволило бы принять участие в эксперименте и небольшим компаниям по той простой причине, что это им ничего бы не стоило. Но портал «Работа в России» будет готов к этому не ранее чем в следующем году.

— По замыслу разработчиков одна из целей перевода кадрового документооборота в электронный формат — это как раз сокращение расходов, но на деле не все компании перейдут на ЭКДО и не все получат от этого выгоду.

— Да. Для нашей компании выгода есть. Это окупаемость вложений, вовлеченность персонала, узнаваемость и привлекательность бренда компании на рынке.

— Все ли документы, связанные с работой, можно перевести в электронный вид?

— Перевести в цифру можно любые документы, но охватить все сразу невозможно. Согласно концепции, которую сейчас обсуждают в Минтруде, можно будет вести в электронном виде любой документ, не дублируя на бумаге. Проблема в том, нужно ли это конкретной компании и сколько это будет стоить. Многие начали переводить в электронный вид массовые документы, а другие процессы пока не затрагивают. Так или иначе все придет к единому формату. Тяжело, когда одни процессы на бумаге, а другие оцифрованы.

— Документы, которые пока не затрагивают, касаются охраны труда?

— Эксперимент уже позволяет переводить их в электронный вид, но все откладывают эти документы в долгий ящик. Охрана труда не совсем готова переходить с бумаги в цифру. Есть масса внутриорганизационных вопросов о том, как это сделать.

Вместе с тем сейчас рассматриваются существенные изменения десятого раздела ТК, а недавно принятые новые правила по охране труда уже предусматривают возможность вести документооборот в этой области в электронном виде с использованием электронной подписи или любого другого способа, позволяющего идентифицировать личность работника. В этом плане регулирование охраны труда можно считать более прогрессивным, чем все остальное трудовое законодательство.

— Эксперимент не распространяется на электронные трудовые книжки, но не могу не спросить о том, насколько охотно ваши работники воспользовались новой возможностью.

— Многие из них ждали возможности оцифровать свои данные. Мы никого не заставляли. Учитывая специфику деятельности компании и средний возраст сотрудников (30–35 лет), неудивительно, что они более чем лояльно относятся к инициативам, связанным с цифровизацией и диждитализацией. Я от бумажной трудовой тоже отказалась.

Я была приятно удивлена, насколько слушает и слышит работодателей новый заместитель министра труда Елена Мухтиярова

— Законодатель отзывчив к обратной связи от участников эксперимента?

— Минтруд регулярно собирает с нас отчеты, предложения и дает по ним обратную связь. На совещаниях проходятся по каждому пункту. Я была приятно удивлена, насколько слушает и слышит работодателей новый замминистра труда Елена Мухтиярова.

Я бы сказала, что у нас очень отзывчивое министерство. Но не всегда удается достичь соглашения с государством, особенно в таких непростых вопросах, как использование электронной подписи. Сейчас Минтруд и законодатели выступают за то, чтобы исключить использование простой электронной подписи, хотя в эксперименте она применяется и это не вызывает нареканий.

— Чем аргументируют?

— Тем, что такая подпись никак не защищает работника и не позволяет менять документы. Мы с этим не согласны. Многие компании решились на участие в эксперименте как раз из-за того, что можно будет закрывать легкие процессы с помощью простой электронной подписи и это не будет стоить ровным счетом ничего. По этому вопросу ожидается новый раунд переговоров. К ним важно привлекать специалистов из Минцифры, ведь у нас, юристов-практиков, часто возникают вопросы технического характера, в которых мы не можем быть компетентны в принципе.

— Срок окончания эксперимента откладывается, и, по последним данным, он завершится в ноябре. В связи с чем?

— Формально эксперимент начался в июне прошлого года, но фактически многие крупные работодатели смогли приступить к практическому внедрению ЭКДО только в октябре—ноябре. Процедура подготовки оказалась затратной и длительной. Если бы эксперимент закончился в марте, как предполагалось ранее, то сделать взвешенные выводы по его результатам было бы сложно. Ежемесячно к эксперименту подключалось от 150 компаний, что показывает заинтересованность бизнеса в переходе на ЭКДО.

Все понимают, что соответствующих изменений в ТК в ближайшее время не будет, поэтому было логичным шагом продлить эксперимент до ноября и в спокойном режиме работать над изменениями в кодексе в части электронного кадрового документооборота. Опять же нужно время, чтобы решить неопределенности с электронной подписью, с архивами и т. д.

— Возможен ли очередной перенос срока?

— До 15 ноября можно будет принять изменения в ТК, база для этого проработана достаточно хорошо. Но, вероятно, срок перенесут на конец года, так как будущий закон должен будет вступить в силу примерно за два месяца до окончания эксперимента. Нам ведь нужно остаться в легитимной среде, чтобы после участия в эксперименте не пришлось возвращаться к бумажному документообороту.

— Сколько специалистов сопровождают участие компании в эксперименте? Какой-то дополнительный софт понадобился?

— В команде порядка 10 человек. Мы разработали собственную информационную систему для работников, которая будет аккумулировать весь ЭКДО, интегрировали ее с ЕСИА, продолжаем работать с цифровым профилем и успешно внедряем многие цифровые инициативы, которые появляются на рынке. Это полезный для всей группы компаний ПАО «МТС» инструмент. Мы его разрабатывали не внутри какой-то системы, а как независимый универсальный сервис, как отдельный продукт.

— Какие инициативы в рамках обсуждения изменений законодательства в части ЭКДО вызывают наибольший отклик работодателей?

— Все, что связано с интеграцией с ЕСИА, обычно находит положительный отклик, а больше всего вопросов возникает при обсуждении вовлечения в эксперимент производственных работников. Впрочем, я не вижу здесь особых проблем и всегда говорю: берите в свою лодку ЭКДО тех, кто с вами на одной волне. Если возьмете кого-то, кто гребет в другую сторону, вы электронный документооборот не внедрите.

— Что посоветуете коллегам, которые пока только собираются внедрять ЭКДО?

— Представители компаний, которые совсем недавно присоединились к эксперименту или только собираются внедрять ЭКДО, часто растеряны и видят много сложностей, сожалеют, что не сделали этого раньше. Я обычно всех успокаиваю тем, что сложно было нам — компаниям, которые были первыми и уже проработали множество вопросов. Коллеги, подключившиеся позже, могут пользоваться всеми наработками с учетом наших ошибок.

В любом случае не стоит спешить. Если видите, что вам это не нужно, незачем отдавать дань моде или стремиться не отстать от других представителей бизнеса. Действуйте исходя только из потребностей своего бизнеса и культуры компании.

Удаленка

— Как ЭКДО проявил себя в пандемию?

— При карантинных мерах и ограничениях мы продолжили выполнять работу на дому, подписывая документы в электронном виде и не подвергая себя риску. Никакие кадровые процессы не останавливались. Дистанционный труд будет и дальше распространяться. Не факт, что люди, вынужденно отправленные работать на удаленку, захотят вернуться в офис, поэтому без ЭКДО уже просто не обойтись.

— Какие проблемы с персоналом возникали в период жестких ограничений?

— До принятия Федерального закона от 08.12.2020 № 407-ФЗ у нас была смешанная дистанционка, а дистанционная работа в ПАО «МТС» и вовсе практикуется с 2017 года. Но в период неопределенности некоторые работники непрофессионально относились к своей деятельности, стали злоупотреблять правом. Например, ссылались на хронические заболевания при их отсутствии, уклонялись от получения уведомлений о сокращении. Мы извлекли из этого полезные уроки и на их основе внесли необходимые изменения в ЛНА компании.

— Сейчас работаете в обычном режиме?

— Сейчас вся компания работает в гибридном режиме, кроме тех сотрудников, которые могут работать исключительно на своих рабочих местах. Мы планируем сохранить такой режим, но ориентируемся в этом вопросе и на работников. Например, в период карантина у нас были люди, которые выходили работать в офис, потому что не могли или не хотели работать дома. Были и обратные примеры, когда кого-то было невозможно вернуть на рабочее место. А есть работники, которые успешно совмещают работу из дома и в офисе.

— А вам как комфортнее работать?

— Лично мне комфортнее в офисе, потому что дома совсем нерабочая обстановка. Первое время, когда мы вернулись на рабочие места с удаленки, пришлось заново привыкать работать на работе, как бы забавно это ни звучало. Проведя долгое время дома, тяжело даже вернуться к большим мониторам после домашних ноутбуков. Из приятных побочных явлений — мои дети заговорили на юридическом языке.