Работники уехали за границу. Решения пяти проблем работодателей

1. Как оформить переход на удаленку, если работник уже уехал

Георгий Мжаванадзе
Старший юрист юридической фирмы «Меллинг, Войтишкин и партнеры» (бывш. Baker McKenzie)

В чем проблема. Работник, который не относится к дистанционным, уехал и фактически работает из-за границы. И работник, и работодатель на это согласны, но надо как-то оформить переход на удаленку без личного присутствия работника.
Главное в статье Скрыть
Как решить проблему. Есть несколько вариантов действий.

Заключить допсоглашение к трудовому договору. Соглашение подписывайте текущей датой. При этом, так как работник трудится дистанционно с ведома работодателя, укажите в соглашении, что оно распространяется на отношения с той даты, с которой сотрудник стал фактически работать удаленно. По той же причине компенсируйте ему расходы, которые указаны в ст. 312.6 ТК и которые вы определите в ЛНА и трудовом договоре, с момента начала удаленки. При этом в допсоглашении можете прописать, что работнику возмещаются лишь расходы, которые он несет в связи с дистанционной работой на территории России, а заграничные расходы он должен нести сам.

Обычно при заключении договора или допсоглашения о дистанционной работе мы рекомендуем клиентам указывать город или регион места выполнения работы. Однако это касается лишь выполнения работы в России. Прямо указывать в допсоглашении, что сотрудник выполняет трудовую функцию из другой страны, не стоит.

Обменяться экземплярами допсоглашения можно через курьерскую службу. Доставка документов из России и обратно стала сложнее, но еще возможна. Например, мы доставляем оригиналы документов из Европы и США в офис Baker McKenzie в Казахстане, а оттуда в Россию. Закон не обязывает работодателя оплачивать расходы на курьеров, поэтому, кто понесет эти расходы, решите по соглашению.

Заключить допсоглашение можно и в электронном виде, но для этого работодателю понадобится УКЭП, а работнику — УКЭП или УНЭП (ч. 1 ст. 312.2, ст. 312.3 ТК). В крайнем случае можете обменяться скан-копиями подписанного соглашения, закрепив такой формат в нем самом. Формально это некорректно, но как временное решение может сработать, если с работником не возникнет конфликта. После обмена скан-копиями направьте друг другу оригиналы допсоглашения через почту или курьерскую службу.

Издать приказ о переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя. Односторонний перевод на удаленку возможен из-за обстоятельств, которые ставят под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части (ст. 312.9 ТК). Пример такого обстоятельства — пандемия коронавируса. В России все еще выявляется множество случаев ковида. Плюс в ходе осенне-зимнего периода возможно ухудшение эпидситуации на фоне роста случаев заболевания гриппом и ОРВИ.

Минус такого варианта — перевод не должен касаться только одного работника. Переводить нужно всех или ту часть сотрудников, присутствие которых в офисе необязательно.

Не оформлять дополнительных документов. Формально это неправильно, однако такой вариант используется. С практической (но не с юридической) точки зрения этот вариант допустим как временная мера. Однако нужно учитывать, что у работодателя будут проблемы, если с работником произойдет несчастный случай или возникнет конфликт. В частности, когда сотрудник работает вне офиса, ЛНА и кадровые документы работодатель доводит до него в электронном виде. Но это законно, только если дистанционная работа документально оформлена или если компания с работником перешли на ЭКДО. В ином случае работник может заявить, что документы не были доведены до его сведения в надлежащей форме, то есть лично и под роспись. А поскольку он не был ознакомлен с документом, то не обязан был соблюдать указанные в нем требования.

Обратите внимание: если работник начал работать дистанционно с ведома или по поручению работодателя, это квалифицируется как изменение условий трудового договора, даже если допсоглашение не было письменно оформлено (определение ВС от 16.09.2019 № 5-КГ19-106).

Важно: при каждом из вариантов учитывайте риск, что работу из-за рубежа могут признать незаконной, поскольку на невозможности такой работы много лет настаивает Минтруд. И хотя Минфин и суды придерживаются другой позиции, риск все-таки есть. Кроме того, в каждом случае нужно учитывать риски, связанные с иностранным миграционным и налоговым законодательством.

2. Что делать, если работник хочет уволиться, но не может приехать подписать документы

Александр Карпухин
Партнер Five Stones Consulting


В чем проблема. Работник, который не относится к дистанционным, уехал в другую страну и просит уволить его по собственному желанию. Однако приезжать в Россию, чтобы лично подать заявление и расписаться в документах, отказывается.

Как решить проблему. Закон не предусматривает, что работник должен лично подавать заявление об увольнении. Поэтому сделать это он может любым способом, который позволяет понять, что работодатель имеет дело с оригиналом заявления. Наиболее простая ситуация возникает, если в организации введен ЭКДО. В таком случае работник может подать заявление об увольнении через соответствующую систему электронного документооборота, используя УКЭП или УНЭП (ч. 4 ст. 22.3 ТК). Главное, чтобы работник был подключен к системе ЭКДО и ЛНА компании позволяли подать через нее заявление.

В остальных случаях при нахождении работника за рубежом основной вариант подачи заявления — через курьерскую службу. Основная проблема здесь — непредсказуемые сроки доставки из-за границы. На практике проблема решается так: работник подает заявление об увольнении не за две недели, а за более длительный период, например за месяц. За это время документы успеют дойти до офиса, а работодатель — оформить документы для увольнения и окончательного расчета. Статья 80 ТК позволяет так делать.

Если работник хочет прекратить работу уже сейчас, можно договориться о том, что он возьмет отпуск без сохранения зарплаты на месяц или иной срок, за который оригинал заявления об увольнении дойдет до работодателя. Иногда на практике, чтобы быстрее произвести увольнение, работник направляет заявление по электронной почте или в виде скана в мессенджерах. Но я не рекомендую работодателям ограничиваться электронным письмом или сканом, так как никогда не знаешь, какой спор может возникнуть. На случай проверки ГИТ или суда всегда лучше иметь оригинал заявления.

Отдельный вопрос — приказ об увольнении. Его даже в случае введения ЭКДО можно составлять только в письменной форме (ч. 3 ст. 22.1 ТК). Поэтому после получения заявления работника издайте приказ на бумаге. Ознакомить работника с приказом можно посредством телефонограммы или электронной почты. Главное — заактируйте это.

Важно: после составления приказа об увольнении направьте работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправление по почте. Если работник перешел на электронную трудовую книжку, направьте ему заказным письмом с уведомлением заверенные сведения о трудовой деятельности. Это необходимо, так как работник, находясь за границей, отсутствовал на работе в день прекращения договора (ст. 84. 1 ТК).

3. Что делать с договором, если дистанционный работник уехал за рубеж, хотя должен работать в РФ

Елизавета Фурсова
Адвокат, старший юрист практики разрешения споров Lidings


В чем проблема. Дистанционный работник стал работать из другой страны. При этом в его договоре указана местность выполнения работы — РФ, ее конкретный субъект, город. Таким образом, закрепленное место выполнения работы и фактическое не совпадают.

Как решить проблему. Прежде всего нужно оценить риски и определить, согласен ли работодатель с тем, что сотрудник будет работать из-за рубежа. Минтруд настаивает, что так нельзя, поскольку российское трудовое законодательство действует только на территории РФ и работодатель не может обеспечить соблюдение прав работника, который находится за границей (письма от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755, от 27.07.2016 № 17-3/В-292, от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245).

Позиция Минтруда достаточно спорная. В том числе неясно, как она соотносится с тем, что ЛНА работодателя распространяются на работников независимо от места выполнения ими работы (ч. 4 ст. 13 ТК). К тому же другие министерства и ведомства не разделяют позицию Минтруда и считают возможным заключение трудового договора о дистанционной работе для работы за границей. Однако, принимая во внимание обстановку и массовый отъезд граждан, неясно, как сложится дальнейшая практика. Кроме того, переезд работника также сопряжен с налоговыми и миграционными рисками.

Если работодатель готов принять на себя риски, то принципиальных запретов на релокацию нет. ТК не содержит на этот счет прямых ограничений, как и правил указания места работы дистанционного работника. Поэтому, если согласны на релокацию, заключите с работником допсоглашение о внесении изменений в договор и исключите из него уточнение о месте исполнения трудовой функции. Оставьте только фразу о том, что работник осуществляет трудовую функцию вне местонахождения работодателя или объекта, прямо или косвенно находящегося под его контролем. Также не убирайте указание города в названии места работы. Город в этом случае отражает местонахождение компании, а не работника. Главное в статье Скрыть

Указывать в договоре в качестве места выполнения работы другую страну или город вне РФ не стоит. Это вызовет множество вопросов в случае проверок ГИТ и ФНС и приведет к выявлению нарушений, в частности ст. 13 ТК. Возможность исполнения трудовой функции за границей лучше оставить в виде устных договоренностей.

Совет: проверьте, чтобы в договоре были отражены все особенности дистанционного труда, в том числе четко прописаны каналы связи с работодателем, методы контроля за деятельностью работника, а также его рабочее время в соответствии с часовым поясом, в котором он находится.

4. Как уволить дистанционщика, если работодатель против работы за границей

Денис Бушнев
Руководитель практики трудового и миграционного законодательства SCHNEIDER GROUP

В чем проблема. Дистанционный работник без согласования с работодателем уехал из России и трудится из-за границы. Работодателя это не устраивает, и он хочет уволить работника.

Как решить проблему. Уволить дистанционного работника, который уехал за границу, можно, но не в любой ситуации и не за прогул. Доказать последний фактически невозможно, так как у дистанционного работника, как правило, нет фиксированного рабочего места и он вправе работать там, где ему удобно.

Уволить дистанционного работника в рассматриваемой ситуации можно, если работа за рубежом влечет невозможность исполнения обязанностей по договору на прежних условиях (ч. 2 ст. 312.8 ТК). Например, если из-за переезда часовой пояс изменился настолько, что работник не может взаимодействовать с коллегами в их рабочее время. Или если работник переехал в регион, который не связан с его трудовой функцией. Например, если специалист отвечает за продажи в ЦФО, а сам переехал в другую страну.

Увольнение по ч. 2 ст. 312.8 ТК имеет два нюанса. Во-первых, в договоре должна быть указана местность выполнения работы. В ином случае не получится доказать, что новое место препятствует исполнению договора на прежних условиях. Во-вторых, работник должен выполнять работу дистанционно на постоянной основе. Тех, кого временно перевели на удаленку, уволить по ч. 2 ст. 312.8 ТК нельзя.

Еще один вариант увольнения — расторжение договора по ч. 1 ст. 312.8 ТК в связи с невыходом на связь. Уволить по этому основанию можно, если работник по неуважительной причине не выходит на связь более двух рабочих дней подряд. При увольнении по данному основанию нужно соблюдать процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности, в том числе запрашивать объяснения. Особое внимание также необходимо уделить подтверждению и документированию неуважительности причины молчания работника.

5. Что делать с работниками-«потеряшками»

Кристина Тимошенко
Партнер, адвокат трудовой практики АБ «Андрей Городисский и партнеры»


В чем проблема. Работник перестал выходить на работу в офис, на звонки и сообщения не отвечает. По устной информации коллег известно, что он уехал из РФ, чтобы избежать мобилизации.

Как решить проблему. Нужно фиксировать актами отсутствие работника и ставить в табеле учета рабочего времени «НН». Кроме того, надо запросить у работника объяснения. Запрос направьте заказным письмом с уведомлением о вручении или телеграммой по всем известным адресам. Также запросите объяснения по электронной почте, в мессенджерах, по СМС, телефону в присутствии свидетелей и по иным доступным средствам связи. ТК не требует, чтобы запрос был письменным, но у работодателя должны быть доказательства, что объяснения запрашивались и работник этот запрос получил.

Если работник объявится и даст объяснения, рассматривайте вопрос о применении взыскания. Сама по себе причина отсутствия в виде желания покинуть РФ, чтобы не получать повестку, вряд ли может быть расценена как уважительная. Но надо внимательно оценить, можно ли в вашей ситуации ограничиться выговором или замечанием. При этом нужно учесть обстоятельства и последствия проступка, предшествующее поведение работника, его отношение к труду, семейное положение. Суды уделяют этому пристальное внимание. Если суд решит, что увольнение — слишком строгая мера, он признает его незаконным, даже если прогул был.

Более сложная ситуация возникает, если нет никакой информации о местонахождении работника и причинах его отсутствия. В таком случае не торопитесь с увольнением. Продолжайте актировать отсутствие, предпримите еще попытки запросить объяснения, связаться с родственниками, выяснить, что произошло. Месячный срок на применение взыскания вы не пропустите, так как при длительном прогуле он исчисляется с момента его окончания. Не исключено, что спустя неделю-месяц работник объявится, после чего можно будет рассмотреть вопрос об увольнении. При этом если работник попросит перевести его на дистанционку, работодатель не обязан соглашаться на это и может, с учетом обстоятельств, уволить работника за прогул или объявить ему выговор и потребовать вернуться в офис.

Если работник так и не объявится, у работодателя есть два варианта: продолжать ждать или еще раз запросить объяснения, подождать разумный срок, составить акт об их непредоставлении и оформить увольнение. Второй вариант рискован, если работодатель не знает точной причины отсутствия работника и не располагает доказательствами, что тот получил запрос объяснений. Однако если работодатель больше не может держать в штате «мертвую душу» и при этом неоднократно предпринимал попытки связаться с работником, его родственниками и выяснить причины отсутствия, то есть действовал добросовестно, он может прекратить договор. Хотя в этом случае риск признания увольнения незаконным все же остается.

В случае увольнения работника, который так и не вышел на связь, приказ и день увольнения в приказе датируйте текущим числом. Копию приказа и уведомление о необходимости получить трудовую книжку или дать согласие на отправку ее почтой направьте работнику заказным письмом с уведомлением по всем известным адресам.

К слову сказать: если работник спустя длительное время так и не объявился, а родственники молчат, работодатель может подать в полицию заявление о пропаже работника. В заявлении опишите ситуацию, попросите провести розыскные мероприятия и сообщить об их результатах. Поступать так работодатель не обязан, но это продемонстрирует его добросовестность.