Разъездной характер работы. Как установить и что проверить, чтобы избежать споров

1. Определите, кому установите разъездной характер работы

Прежде всего решите, по каким работам и должностям будете устанавливать разъездной характер работы. Перечень таких работ и должностей — обязательный документ для компаний, которые применяют разъездной характер работы. Список можно закрепить в ЛНА о разъездном характере работы, отдельном приказе или коллективном договоре (ст. 168.1 ТК).

Основной признак разъездной работы — то, что она связана с регулярными разъездами и работник на постоянной основе выполняет обязанности вне организации. Разъезды в такой ситуации — необходимое условие для выполнения основной работы. Исходя из этого, разъездной характер работы обычно устанавливают курьерам, менеджерам по продажам, торговым агентам и т. д. Если поездки нужны лишь время от времени, их могут признать командировками.

Также к признаку разъездной работы часто относят то, что работник может ежедневно возвращаться домой (письмо Минтруда от 26.10.2022 № 14-6/ООГ-6714). На практике этот признак, как правило, соблюдается. Однако в законе он не закреплен, да и ведомства не во всех письмах ссылаются на него (письма Минтруда от 16.12.2022 № 14-2/ООГ-7839, Роструда от 12.12.2013 № 4209-ТЗ). Поэтому формальных нарушений в том, что поездка длится дольше одного дня, нет.

Уточнения касательно определения разъездного характера работы могут быть в отраслевом соглашении или ведомственном акте. Если они есть, их надо учитывать в работе. В том числе, если компания уже внедрила разъездной характер работы, стоит проверить, соответствует ли применяемый режим понятию, закрепленному в соглашении или ведомственном акте, когда последний применим к организации.

2. Решите, как будете возмещать расходы

Работодатель обязан возмещать сотрудникам расходы в связи с разъездным характером работы, а именно:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилого помещения, если сотрудник не может ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания;
• дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя (ч. 1 ст. 168.1 ТК).

Конкретные правила возмещения расходов законом не урегулированы. Поэтому можно применять любой удобный компании порядок. Безопаснее всего возмещать расходы на основании подтверждающих их документов. Например, в таком порядке: работнику выдают аванс, после он приносит работодателю подтверждающие расходы документы, и на их основании происходит окончательный расчет.

В зависимости от количества и дальности поездок работодателю может быть удобнее сразу самому оплатить необходимые расходы, а не компенсировать их потом работникам. Например, если курьеры совершают множество поездок по Москве каждый день, можно выдать каждому из них проездной на метро, а иные внезапные расходы компенсировать постфактум.

В законе нет минимальных и максимальных ограничений сумм возмещения работникам расходов, но они могут быть в отраслевых соглашениях или ведомственных актах. Кроме того, нужно учитывать налоговые риски. Выплаты, направленные на возмещение расходов, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае их документального подтверждения и экономической обоснованности (письмо Минфина от 27.04.2022 № 03‑04‑06/38439). При этом, что касается суточных, то с 1 января 2024 года их размер, который не облагается НДФЛ и взносами по единому тарифу, ограничен: 700 ₽ за день разъездной работы в России и 2500 ₽ — за границей (абз. 15 п. 1 ст. 217, абз. 2 п. 2 ст. 422 НК).

Надбавка за разъездной характер по закону необязательна. Иное может быть установлено отраслевыми соглашениями, ведомственными или советскими актами, которые действуют в части, не противоречащей ТК. Если в таких актах про надбавку ничего не сказано, работодатель сам решает, устанавливать ли ее и в каком размере. В некоторых компаниях размер надбавки устанавливают в виде процента от оклада и платят, только если продолжительность рабочего дня сотрудника при поездках превышает нормальную. Если будете выплачивать надбавку, учитывайте, что она является частью зарплаты, которая подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Кстати Как урегулировать использование личного автомобиля

Если для служебных поездок работник будет использовать личный автомобиль, зафиксируйте это в допсоглашении к трудовому договору. Пропишите порядок, условия и период использования личного транспорта. Укажите, какое именно транспортное средство будет эксплуатировать работник и какие документы подтверждают право пользования им. Установите размер компенсации за использование и амортизацию транспортного средства, а также порядок возмещения расходов, связанных с его использованием. Пропишите размер возмещения расходов в допсоглашении, даже если урегулировали этот вопрос в ЛНА (ст. 188 ТК). Закрепите обязанность сотрудника брать чеки при покупке бензина, ремонте автомобиля и иных расходах. Отметьте, что компенсация не выплачивается за период болезни или отпуска работника. Учтите, что есть нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных автомобилей и мотоциклов (постановление Правительства от 08.02.2002 № 92). По мнению Минфина, компания вправе учесть в расходах для целей исчисления базы по налогу на прибыль соответствующую компенсацию только в пределах указанных норм. В эти нормы уже включено возмещение затрат, связанных с эксплуатацией автомобиля (письмо Минфина от 07.12.2017 № 03-03-06/1/81558).

3. Обсудите, как лучше оформлять поездки

В отличие от командировок поездки в рамках разъездного характера работы оформлять приказами не нужно. Поэтому обсудите с руководителями работников, которым планируете установить разъездной характер работы, какой вариант направления в служебные поездки и их фиксации будет удобен. С учетом специфики работы этот порядок может отличаться для разных должностей.

Водителям выдают путевые листы, поскольку они все равно требуются, а вот поездки других работников можно оформить любым другим способом. Например, выдавать маршрутные листы, составлять график поездок, задания, вести журналы выездов, учета движения путевых и маршрутных листов, составлять отчеты, оформлять поездки на основании служебок или заявок работника и т. д. В том числе все это можно делать в электронной форме, если предусмотреть соответствующий порядок в ЛНА. В зависимости от специфики работы одним сотрудникам будет удобно получать задания и сдавать отчеты ежедневно, а другим — еженедельно или ежемесячно.

Независимо от выбранного способа в документах целесообразно фиксировать место назначения, цель, результат поездки и время убытия и прибытия. Это поможет дисциплинировать сотрудников.

4. Урегулируйте разъездную работу в ЛНА

В законе разъездной характер работы почти не урегулирован, поэтому большинство вопросов нужно разрешить в ЛНА, например в положении о разъездном характере работы. Образец такого положения смотрите в статье «Положение о разъездном характере работы». Корректируя ЛНА под себя, учитывайте отраслевые соглашения и ведомственные акты, если они применимы. Убедитесь, что разрешили в ЛНА основные вопросы:

• какая работа считается разъездной;
• как оформляется установление конкретному работнику разъездного характера работы;
• каков порядок направления в поездки;
• как фиксируются поездки и ведется их учет;
• когда работники могут быть направлены в командировку;
• по каким правилам покрываются расходы, связанные с разъездным характером работы, в том числе кто и как изначально оплачивает проезд, когда оплачивается жилье и выплачиваются суточные, как и с кем работник должен согласовать непредвиденные расходы, в какой срок выплачиваются деньги;
• в каком размере работнику возмещаются расходы, связанные с разъездным характером работы;
• какие документы работник должен предоставить, чтобы подтвердить расходы и использование аванса, если тот выдавался.

Рекомендуем в качестве приложения к ЛНА зафиксировать список должностей и работ с разъездным характером работы. Если вводите надбавку, определите в ЛНА ее размер, порядок и условия выплаты.

ЛНА принимайте с учетом мнения выборного органа первички согласно ст. 372 ТК. Всех сотрудников, которым устанавливается разъездной характер работы, ознакомьте с ЛНА под подпись.

5. Закрепите условие о разъездном характере работы в трудовых договорах

Условие о разъездном характере работы обязательно включать в договор, если сотрудник работает в таком режиме (ч. 2 ст. 57 ТК). Поэтому, если устанавливаете разъездной характер работы новичку, сразу закрепите это в договоре. Если меняете условия труда действующему сотруднику, заключите с ним допсоглашение.

Перед тем как включать условие о разъездном характере работы в договор или допсоглашение, убедитесь, что для этого нет ограничений. В ИПРА инвалида или медзаключении, если работник их предоставил, могут быть ограничения на такой формат работы. Также учтите особенности привлечения к работе временно пребывающих и проживающих в РФ иностранцев. По общему правилу они не вправе работать за пределами субъекта РФ, на территории которого выдан патент, разрешение на работу или на временное проживание (п. 4.2, 5 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ). Исключение допустимо, если должность указана в приказе Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н. Однако даже в таком случае продолжительность работы в других регионах ограничена указанным приказом.

Определите в договоре территорию поездок или зону ответственности сотрудника. Можно указать один или несколько регионов либо всю территорию РФ. Если будете платить надбавку за разъездной характер работы, укажите на это в договоре (ч. 2 ст. 57 ТК). Определять размер и условия выплаты надбавки прямо в договоре необязательно. Можно сослаться на ЛНА, в котором прописаны детали.

Пример формулировки из договора
«4.8. За выполнение работы разъездного характера Работнику устанавливается надбавка согласно Положению о разъездной работе ООО „Лютик“, утвержденному приказом генерального директора от 01.02.2024 № 3 (далее — Положение о разъездной работе).
5. Характер работы
5.1. Работнику устанавливается разъездной характер работы. При выполнении трудовой функции Работник осуществляет служебные поездки в пределах г. Москвы и Московской области.
5.2. Работник обязан соблюдать порядок оформления служебных поездок, определенный в Положении о разъездной работе.
5.3. Расходы, связанные со служебными поездками в рамках разъездного характера работы, компенсируются Работнику в порядке, предусмотренном Положением о разъездной работе.
5.4. Служебные поездки Работника за пределами территории, указанной в п. 5.1 Трудового договора, являются командировками и подлежат оформлению в установленном законодательством РФ порядке».

В зависимости от того, нужно ли будет работнику появляться в офисе, определите порядок его вызова в офис или укажите адрес офиса в качестве рабочего места. Это поможет дисциплинировать работника и контролировать его передвижения.

6. Издайте приказы

Если устанавливаете разъездной характер работы новичку, укажите это в приказе о приеме на работу в графе «Условия приема на работу, характер работы». В этом же приказе укажите на установление работнику надбавки, если будете ее выплачивать.

Если разъездной характер работы устанавливаете действующему сотруднику, рекомендуем издать приказ об этом в произвольной форме. Приказ можно оформить на одного сотрудника или на группу. В приказе укажите, кому и с какой даты, на какой период устанавливаете разъездной характер работы, есть ли надбавка. С приказом ознакомьте сотрудника или сотрудников под подпись.