Инструктажи по охране труда провели, но потеряли документы. Что сделать, чтобы не получить штраф

В статье — алгоритм, который поможет избежать штрафов при утере документов, подтверждающих проведение инструктажей по охране труда. Рассказали, как действовать в такой ситуации и какие документы подготовить, чтобы доказать инспектору факт утраты. Образцы в конце статьи помогут подготовить эти документы быстро и без ошибок.

Бытует стереотип, что инспектор ГИТ может оштрафовать работодателя только в течение одного года после нарушения требований охраны труда. Срок отсчитывают со дня, когда в организации допустили несоблюдение требований. Но такое правило действует только для недлящихся нарушений, к которым не относится допуск персонала к работе без обучения по охране труда. Поэтому инспектор вправе оштрафовать, даже если потеряли старые документы, которые подтверждают проведение инструктажей по охране труда. Как этого избежать, узнаете далее.

Уведомьте руководителя об утере

Когда обнаружили утерю документов, подтверждающих проведение инструктажей по охране труда, сразу сообщите об этом руководителю организации, чтобы избежать обвинений в сокрытии случая. Уведомьте руководителя с помощью служебной записки. В документе опишите обстоятельства, при которых обнаружили утерю, перечислите наименования документов и укажите подразделения, в которых выявили нарушения. Также обозначьте сроки расследования и восстановления инструктажей. Чтобы ничего не упустить, используйте образец служебной записки, который найдете в конце статьи.

Создайте комиссию по расследованию

Чтобы расследовать причины и обстоятельства утраты документов, подготовьте приказ о создании комиссии из нечетного числа участников (образец — в конце статьи). В приказе укажите состав и обозначьте задачи комиссии, а также установите сроки расследования.

Возглавляет комиссию по расследованию директор или его заместитель, так как именно работодатель обязан обеспечить наличие инструктажей по охране труда (ст. 214 ТК). В комиссию можете включить представителей отдела кадров, службы безопасности и членов представительного органа работников (при наличии).

Расследуйте утерю и оформите акт

В ходе расследования опросите ответственных за инструктажи и других причастных лиц, чтобы выявить причины инцидента и виновных. Получите объяснения и с работников, которые ранее отвечали за утерянные инструктажи. В объяснительных ответственные должны подтвердить, что проводили инструктажи вовремя и в соответствии с утвержденными программами. В каждой объяснительной записке укажите период ответственности работника, а сами объяснительные прикрепите к акту об утрате документов, подтверждающих проведение инструктажей по охране труда.

Законом форму акта не утвердили, поэтому оформите его в свободной форме (образец — в конце статьи). В акте укажите причины утраты документов и виновных лиц, а также комиссию, которая расследовала случай. Также отметьте необходимость восстановить инструктажи.

В зависимости от причин утраты приложите к акту подтверждающие документы. Если документ утерян должностным лицом, приложите его объяснение. В случае чрезвычайной ситуации нужно получить подтверждение происшествия. Например, если документы сгорели в пожаре, запросите в МЧС справку о пожаре и копию протокола осмотра места пожара, а также опросите очевидцев. Если не представите подтверждающий документ, рискуете получить штраф, так как инспектор ГИТ решит, что ни утери, ни инструктажей не было.

Восстановите инструктажи

Прежде чем восстанавливать инструктажи, издайте приказ об итогах расследования причин утраты документов (образец — в конце статьи). Приказом оформите следующее:

• поручите восстановить инструктажи по охране труда;
• определите мероприятия для восстановления инструктажей;
• предусмотрите сроки восстановления инструктажей;
• привлеките к дисциплинарной ответственности виновных лиц (при наличии).

Восстановить инструктажи — значит провести их повторно и зарегистрировать новой датой. Это нужно, чтобы при проверке доказать факт проведения инструктажа. Вводный инструктаж придется провести заново, а по инструктажам на рабочем месте достаточно организовать внеплановый.

Определите, чьи инструктажи нужно восстановить и где брать необходимую информацию. Если утеряны документы по вводным инструктажам, поможет список работников, принятых с даты утери инструктажей, который можно запросить в отделе кадров. В случае утери документов по инструктажам на рабочем месте поручите ответственным с помощью штатного расписания определить список лиц для внепланового инструктажа. Из списка работников, чьи инструктажи необходимо восстановить, исключите уволенных.

Вместо утерянного документа заведите новый. Это может быть журнал либо другой локальный акт, в котором на предприятии регистрируют проведение инструктажей. Внесите в него работников, чьи инструктажи нужно восстановить. В новом документе указывайте фактическую дату инструктажа, иначе обвинят в служебном подлоге.

Комментарий эксперта
Надо ли при утере документов заново проводить вводный инструктаж по охране труда

Инспектор ГИТ вправе запросить документы, подтверждающие проведение новых инструктажей взамен утерянных, поэтому безопаснее восстановить вводные инструктажи по охране труда. Многим инспекторам ГИТ достаточно акта об утрате и объяснительных должностных лиц, чтобы подтвердить, что инструктажи при приеме проводили. Но ваш инспектор может не войти в их число, ведь по закону он вправе требовать документы, которые подтвердят именно факт проведения инструктажа.

Когда принимаете решение восстанавливать инструктажи или нет, учитывайте обстоятельства и причины утери. Если потеряли документы по вводным инструктажам без причин, которые можно подтвердить официально, рекомендую их восстановить. Инспектор заподозрит, что их не было изначально, и запросит подтверждение в виде восстановленных инструктажей. Если документы, подтверждающие проведение вводных инструктажей, утеряны в результате чрезвычайной ситуации, менее вероятно, что при проверке потребуют подтвердить восстановление. Как правило, в этом случае документы, подтверждающие происшествие, убедят инспектора.

Александр Бородихин, заместитель руководителя ГИТ в Воронежской области по охране труда. Работает в ГИТ с 2013 года, обладатель звания «Лучший государственный инспектор труда», участвует в системе Роструда в разработке/корректировке НПА

Главные темы номера:
→ Компания нарушила закон. Аргументы, которые убедят ГИТ и суд смягчить ответственность
→ Поиск кандидатов на работных сайтах. Как не получить штраф Роскомнадзора
→ Суд признал взыскание незаконным. Когда и как нужно опровергнуть информацию о проступке
→ Материальная ответственность водителя. Когда он отвечает за штрафы, автомобиль и товары